Prevádzkové porady sú neoddeliteľnou súčasťou riadenia materskej školy. Slúžia na komunikáciu, koordináciu činností a riešenie aktuálnych problémov. Kvalitný zápis z porady je kľúčový pre zabezpečenie informovanosti všetkých zamestnancov a preukázateľnosť prijatých rozhodnutí. Tento článok poskytuje návod, ako vytvoriť vzorový zápis z prevádzkovej porady v materskej škole, s ohľadom na legislatívu a najlepšie praktiky.
Úvod
Riadenie a vedenie školy často zahŕňa činnosti, ktoré nie sú upravené všeobecne záväznými právnymi predpismi a nezaoberajú sa nimi ani usmernenia príslušných orgánov. Takéto situácie sú pritom pravidelnou súčasťou činnosti školy a školského zariadenia. Podieľajú sa na nich nielen riaditelia, ale aj ostatní zamestnanci škôl a školských zariadení, či už pedagogickí zamestnanci, odborní zamestnanci alebo nepedagogickí zamestnanci.
Štruktúra zápisu z prevádzkovej porady
Zápis z prevádzkovej porady by mal obsahovať nasledujúce základné prvky:
- Záhlavie:
- Názov školy (Základná škola s materskou školou Bohdanovce n/T).
- Označenie dokumentu (Zápis z prevádzkovej porady).
- Dátum a čas konania porady.
- Miesto konania porady.
- Prítomní:
- Zoznam všetkých prítomných osôb (riaditeľka školy, učiteľky, vychovávateľky, vedúca školskej jedálne, a pod.).
- V prípade neprítomnosti ospravedlnených osôb, uviesť ich mená.
- Program porady:
- Stručný prehľad bodov, ktoré boli na programe porady.
- Priebeh porady:
- Podrobný záznam priebehu diskusie ku každému bodu programu.
- Zaznamenať všetky dôležité informácie, návrhy, argumenty a rozhodnutia.
- Uviesť mená osôb, ktoré sa zapojili do diskusie.
- Rozhodnutia a úlohy:
- Jasne formulované rozhodnutia prijaté na porade.
- Pridelenie konkrétnych úloh jednotlivým zamestnancom.
- Stanovenie termínov splnenia úloh.
- Záver:
- Dátum a čas ukončenia porady.
- Podpisy: riaditeľ školy (alebo iný vedúci zamestnanec), zapisovateľ a overovatelia zápisnice (ak sú určení).
Vzorový zápis z prevádzkovej porady
Základná škola s materskou školou Bohdanovce n/T## Zápis z prevádzkovej porady
Dátum: 26.07.
Čas: 13:00
Prečítajte si tiež: Sprievodca založením OZ
Miesto: Zborovňa ZŠ s MŠ Bohdanovce n/T
Prítomní:
- Mgr. (Riaditeľka školy)
- Mgr. (Učiteľka I. stupňa)
- Mgr. (Učiteľka II.-III. stupňa)
- Mgr. (Učiteľka IV. stupňa)
- Mgr. (Vychovávateľka)
- Mgr. (Učiteľka s aprobáciou I. st. ZŠ + AJ)
Program porady:
- Vyhodnotenie výchovno-vzdelávacieho procesu za uplynulé obdobie.
- Príprava na zápis detí do 1. ročníka.
- Informácie o výsledkoch súťaží a olympiád.
- Plánovanie krúžkovej činnosti na nový školský rok.
- Rôzne.
Priebeh porady:
Vyhodnotenie výchovno-vzdelávacieho procesu za uplynulé obdobie:
- Mgr. uviedla, že výchovno-vzdelávací proces prebiehal podľa učebných plánov pre I. stupeň.
- Mgr. zhodnotila prospech žiakov v 2. - 4. ročníku, pričom 10 žiakov dosiahlo výborný prospech.
- Všetci žiaci dosiahli dobré výsledky v správaní.
- Diskutovalo sa o jazykovej výchove a rozvíjaní slovnej zásoby detí. Zistilo sa, že úroveň jazykovej výchovy bola ovplyvňovaná jazykovým prostredím rodiny, ale aj dĺžkou dochádzky do MŠ.
- Mgr. zdôraznila dôležitosť povzbudzovania detí, aby vyjadrovali svoje pocity a názory a využívali svoje poznatky o sebe, rodine, blízkom i vzdialenejšom okolí.
- Diskutovalo sa o uplatňovaní prosociálneho výchovného štýlu a o tom, že správanie detí k rovesníkom nebolo vždy kultivované, ale dokázali si pomáhať a spolupracovať.
Príprava na zápis detí do 1. ročníka:
- Mgr. informovala o vydaných rozhodnutiach o prijatí detí do 1. ročníka.
- Pripravuje sa trieda pre 1. ročník a v roku 2008 budú vytvorené hracie centrá a kútiky pre deti.
- Mgr. zdôraznila potrebu úzkej spolupráce s rodičmi pri príprave detí na vstup do 1. ročníka.
Informácie o výsledkoch súťaží a olympiád:
- Mgr. informovala o úspechoch žiakov v rôznych súťažiach:
- Odoslané práce žiakov do II. kategórie súťaže, bez umiestnenia.
- Umiestnenie Simony Tomekovej na 1. mieste v okresnom kole Slávika Slovenska 2007 a postupe na krajské kolo.
- Úspech v okresnej súťaži Hliadka mladých zdravotníkov, kde žiaci získali 7. miesto.
- Výborné umiestnenia žiakov v bežeckých súťažiach (beh na 60 metrov, minimaratón) na okresnej a oblastnej úrovni.
- Škola sa zúčastnila aj plaveckého výcviku žiakov 2. až 4. ročníka na plavárni Zátvor v Trnave.
- Mgr. informovala o úspechoch žiakov v rôznych súťažiach:
Plánovanie krúžkovej činnosti na nový školský rok:
Prečítajte si tiež: Zdravotné odvody počas materskej
- Mgr. predstavila návrh krúžkovej činnosti na nový školský rok, ktorý zahŕňa:
- Krúžok anglického jazyka (Mgr. ).
- Krúžok spevu a ľudovej slovesnosti (Mgr. ).
- Krúžok literárno-dramatický (Mgr. ).
- Krúžok zameraný na rozvoj environmentálneho cítenia (Mgr. ).
- Krúžková činnosť je pravidelne organizovaná pre žiakov 1. až 4. ročníka a zodpovedne kontrolovaná riaditeľkou školy.
- Mgr. predstavila návrh krúžkovej činnosti na nový školský rok, ktorý zahŕňa:
Rôzne:
- Diskutovalo sa o priestorových podmienkach v MŠ, ktoré sú veľmi dobré a vyhovujúce.
- Školská jedáleň zabezpečuje stravovanie pre žiakov a zamestnancov.
- Rodičia prispievajú na stravovanie a príspevky sa uhrádzajú pravidelne.
- Spolupráca s Pedagogicko-psychologickou poradňou v Trnave sa prehlbuje s cieľom umožniť žiakom ľahšie zvládnutie vzdelávania.
- Škola spolupracuje s rôznymi inštitúciami, ako napríklad Červený kríž, Kultúrna komisia pri Obecnom zastupiteľstve v Bohdanovciach n/T a iné.
- Žiaci sa zúčastnili besedy s pilotom Ing. a praktickej výuky dopravnej výchovy.
- Škola sa zapojila do projektu "Škola podporujúca zdravie".
- Riaditeľka školy informovala o hospitáciách u učiteľky Zagorovej z Ev - Vv a Rv - Rp a jednej informatívnej hospitácii.
Rozhodnutia a úlohy:
- Mgr. zabezpečí prípravu triedy pre 1. ročník do 31. augusta.
- Mgr. pripraví plán krúžkovej činnosti do 15. septembra.
- Všetci učitelia budú aktívne spolupracovať s rodičmi pri príprave detí na školu.
- Zodpovední učitelia zabezpečia účasť žiakov v súťažiach a olympiádach.
Záver:
Porada ukončená o 14:30.
Podpisy:
Mgr. (Riaditeľka školy)
Mgr. (Zapisovateľ)
Dôležité aspekty zápisu z porady
- Presnosť a zrozumiteľnosť: Zápis by mal byť presný, objektívny a zrozumiteľný pre všetkých zamestnancov.
- Kompletnosť: Zápis by mal obsahovať všetky dôležité informácie a rozhodnutia.
- Rýchlosť: Zápis by mal byť vyhotovený čo najskôr po skončení porady, aby si zamestnanci mohli pripomenúť priebeh diskusie a pridelené úlohy.
- Dostupnosť: Zápis by mal byť dostupný pre všetkých zamestnancov (napr. v elektronickej forme na zdieľanom disku alebo v tlačenej forme v zborovni).
- Archivácia: Zápisy z porád by mali byť archivované v súlade s platnou legislatívou (zákon NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach).
Právny kontext
Činnosť pedagogickej rady je upravená legislatívne len veľmi okrajovo, v niektorých prípadoch vôbec, a to v závislosti od druhu školy. Napriek tomu právne predpisy počítajú s jej činnosťou. Z príslušných predpisov vyplývajú len kompetencie pedagogickej rady. Nie sú však upravené zásady jej fungovania, jej rokovanie či výstupy z rokovaní. Pedagogická rada tak často funguje na určitých nepísaných pravidlách a zásadách, ktoré môžu byť rôzne v závislosti od druhu školy, zriaďovateľa, regiónu, v ktorom sa škola nachádza.
Prečítajte si tiež: MŠ Športová – 50 rokov
Uvedené neznamená, že tento postup je vyslovene nesprávny. Pravidlá či zásady, na základe ktorých pracuje pedagogická rada, však musia zodpovedať jej kompetenciám, resp. tomu, čo sa od nej očakáva podľa príslušných právnych predpisov. Z uvedeného dôvodu aj materiály a výstupy z rokovania pedagogickej rady musia mať takú formu a obsah, ktoré umožňujú zistenie, či vykonávala svoju kompetenciu a akým spôsobom. Vzhľadom k tomu, že pedagogická rada je kolektívnym orgánom, každý jej člen má mať možnosť oboznámiť sa prerokúvanými vecami a vyjadriť sa k nim. Pedagogická rada je poradným orgánom riaditeľa, preto jej zasadnutia by mal viesť riaditeľ.
Nie je vylúčené, aby si pedagogická rada schválila pravidlá svojho fungovania v internom predpise označenom napr. Podľa týchto dokumentov by sa potom mali riadiť aj rokovania pedagogickej rady. V prípade, že takéto dokumenty neexistujú, rokovania by mali prebiehať tak, aby práva všetkých zúčastnených osôb zostali zachované a naplnil sa cieľ rokovania. Pedagogická rada zväčša uskutočňuje svoje kompetencie formou prerokovania. Niektoré dokumenty predkladá riaditeľ zriaďovateľovi na schválenie, resp. odsúhlasenie po prerokovaní v pedagogickej rade. Prerokovanie dokumentov v pedagogickej rade predpokladá aj zachytenie prerokovania v písomnej forme, aby sa s ním zriaďovateľ mohol oboznámiť, resp. aby si mohol overiť, že k prerokovaniu došlo. Takýmto výstupom z rokovania pedagogickej rady by mala byť zápisnica.
Overovatelia zápisnice
Určenie aspoň dvoch overovateľov zápisnice je vhodné z toho dôvodu, aby overili správnosť skutočností uvedených v zápisnici nezávisle od riaditeľa a zapisovateľa. Určenie overovateľov zápisnice nie je povinné. Ich existencia však môže napomôcť hodnovernosti a odbornosti zápisnice v očiach zriaďovateľa, prípadne pomôcť vyhnúť sa konfliktom a nezhodám v pracovnom kolektíve. Z dôvodu, že pedagogická rada vykonáva svoje kompetencie v zmysle príslušných právnych predpisov formou prerokovania, uznesením sa môže jedine osvedčiť toto prerokovanie. V takom prípade pedagogická rada schváli uznesenie, ktorým potvrdí, že k prerokovaniu došlo.
Pracovné porady
Pracovné porady na rozdiel od rokovaní pedagogickej rady sa týkajú nielen pedagogických zamestnancov či odborných zamestnancov, ale všetkých zamestnancov školy alebo školského zariadenia. Ich obsahom môže byť informovanie zamestnancov o skutočnostiach rôzneho charakteru, organizačné veci, ako aj rozdelenie či uloženie pracovných úloh a pod.
V zmysle § 63 ods. 1 písm. e) zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“) je výpovedným dôvodom aj menej závažné porušenie pracovnej disciplíny, ak bol zamestnanec v posledných šiestich mesiacoch v súvislosti s porušením pracovnej disciplíny písomne upozornený na možnosť výpovede. Podľa § 81 písm. a) Zákonníka práce zamestnanec je povinný pracovať zodpovedne a riadne plniť pokyny nadriadených vydané v súlade s právnymi predpismi. Aj keď nie je vylúčené preukázať uvedenú skutočnosť aj svedeckými výpoveďami iných osôb zúčastnených na porade, jednoduchším riešením je dostatočne hodnoverný písomný záznam z porady.
Použitie slovného spojenia dostatočne hodnoverný písomný záznam je úmyselný, pretože nie každý záznam z pracovnej porady má dostatočnú preukaznú hodnotu. Takýmto určite nebude záznam opatrený len podpisom vedúceho zamestnanca. Dôležitou súčasťou zápisnice sú podpisy. V prvom rade by tam mal byť podpis riaditeľa, prípadne iného vedúceho zamestnanca a zapisovateľa.