Materská a rodičovská dovolenka sú obdobia, kedy sa rodičia starajú o svoje novonarodené dieťa. Počas tohto obdobia je dôležité správne vykazovať zamestnankyňu (alebo zamestnanca) na materskej/rodičovskej dovolenke v Sociálnej a zdravotnej poisťovni. Správne vykazovanie je nevyhnutné pre dodržanie zákonných povinností a zabezpečenie nároku na dávky.
Povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej poisťovni
Zamestnávateľ má voči Sociálnej poisťovni niekoľko povinností, ktoré musí plniť v stanovených lehotách. Medzi tieto povinnosti patrí:
- Prihlásenie a odhlásenie do registra zamestnávateľov: Zamestnávateľ sa musí prihlásiť do registra zamestnávateľov do ôsmich dní odo dňa, keď začal zamestnávať aspoň jedného zamestnanca, a odhlásiť sa z tohto registra do ôsmich dní odo dňa, keď už nezamestnáva žiadneho zamestnanca.
- Prihlásenie do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia.
- Oznámenie prerušenia poistenia: Oznámiť pobočke prerušenie nemocenského poistenia, dôchodkového poistenia a poistenia v nezamestnanosti zamestnanca do ôsmich dní od tohto prerušenia.
- Oznámenie začiatku a skončenia materskej/rodičovskej dovolenky: Oznámiť pobočke začiatok a skončenie čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky zamestnancom do ôsmich dní od začiatku čerpania a do ôsmich dní od skončenia čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky.
- Predkladanie výkazu poistného a príspevkov: Predkladať pobočke výkaz poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie za príslušný kalendárny mesiac v lehote splatnosti ním odvádzaného poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie v členení na jednotlivých zamestnancov a na nemocenské poistenie, starobné poistenie a starobné dôchodkové sporenie, invalidné poistenie, úrazové poistenie, garančné poistenie, poistenie v nezamestnanosti a rezervný fond solidarity a predkladať na výzvu organizačnej zložky Sociálnej poisťovne podklady na zistenie správnej sumy poistného a príspevku na starobné dôchodkové sporenie.
- Opravný výkaz poistného: Ak zistí, že vo výkaze uviedol nesprávne údaje, najneskôr do právoplatnosti rozhodnutia, ktorým bolo predpísané dlžné poistné.
- Vedenie evidencie: Viesť o svojich zamestnancoch evidenciu na účely sociálneho poistenia a predložiť túto evidenciu pobočke Sociálnej poisťovne do troch dní od uplatnenia nároku na dôchodkovú dávku alebo od skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi.
- Oznámenie zmeny údajov: Oznámiť pobočke zmenu svojho názvu, sídla do ôsmich dní od tejto zmeny a oznámiť organizačnej zložke zmenu mena a priezviska zamestnanca do ôsmich dní odo dňa, v ktorom sa o tejto zmene dozvedel.
- Oznámenie účasti na majetku zamestnávateľa: Oznámiť organizačnej zložke, že jeho zamestnanec je štatutárnym orgánom zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa alebo členom štatutárneho orgánu zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa, ako aj každú zmenu týchto skutočností do ôsmich dní od tejto zmeny (povinnosť od 1. januára 2014).
Mesačný výkaz poistného a príspevkov
Zamestnávateľ je povinný predkladať mesačný výkaz poistného a príspevkov Sociálnej poisťovni, ak zamestnáva zamestnancov alebo dohodárov s pravidelným mesačným príjmom. Ak zamestnáva aj osoby s nepravidelným príjmom, musí podávať aj výkaz poistného a príspevkov. Tieto výkazy sa zasielajú do Sociálnej poisťovne elektronicky.
Nové vzory výkazov od marca 2022
Od marca 2022 platia nové vzory výkazov poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne kvôli zavedeniu podpory v čase skrátenej práce. Tieto nové vzory sú platné od 1. marca a zamestnávatelia ich používajú na vykazovanie poistného a príspevkov.
Dôležité upozornenia pri vypĺňaní výkazu
Pri vypĺňaní mesačného výkazu je dôležité dodržiavať niekoľko zásad:
Prečítajte si tiež: Informácie o MŠ Cabaj
- Používanie správnych údajov: Systém nevie spracovať údaje, ktoré spolu nekorešpondujú.
- Samostatné vykazovanie: Každý právny vzťah sa vykazuje samostatne, napr. pracovný pomer a dohoda sa vykazujú samostatne vo výkaze poistného a príspevkov.
- Identifikácia chýb: Je potrebné venovať pozornosť hláseniam, na ktoré systém upozorňuje, pretože môžu mať za následok nespracovanie formuláru.
- Správne označenie obdobia: V mesačných výkazoch, resp. v poli „obdobie“ vo výkaze poistného a príspevkov - príloha, upravuje postup vykazovania obdobia pre jednotlivé prípady.
- Kontrola pred podaním: Je dôležité skontrolovať výkaz ešte pred podaním, aby sa predišlo nesprávnym údajom.
Označovanie platieb do poisťovní
Dôležité je správne označiť platbu poistného do poisťovní. Pri platbe preddavku na poistné do zdravotnej poisťovne musí zamestnávateľ zadať variabilný symbol, ktorým je číslo platiteľa poistného pridelené pri registrácii. Pri platbe poistného do Sociálnej poisťovne je variabilným symbolom identifikačné číslo zamestnávateľa, ktoré pri registrácii pridelila Sociálna poisťovňa. Ako špecifický symbol sa pri platení poistného uvádza mesiac a rok, za ktorý patrí úhrada, v tvare MMRRRR alebo v tvare RRRRMM.
Sankcie za porušenie povinností
Ak zamestnávateľ na výzvu Sociálnej poisťovne nepredloží podklady potrebné na zistenie správnej sumy poistného, Sociálna poisťovňa môže predpísať poistné na základe dokladov zamestnávateľa za predchádzajúce obdobie alebo na základe podkladov iného zamestnávateľa s činnosťou obdobného charakteru.
Mesačný výkaz poistného počas materskej dovolenky
V mesačnom výkaze pre Sociálnu poisťovňu sa zamestnanec vykazuje po celú dobu trvania právneho vzťahu, aj v mesiaci, kedy je celý mesiac na materskej dovolenke. Obdobia čerpania materskej dovolenky sa označujú kódom MD.
Poistné počas materskej dovolenky
Počas materskej dovolenky zamestnávateľ neplatí poistné na nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti. Platí sa len úrazové poistenie. Počet dní sa ponižuje o dni poberania materského.
Vykazovanie v zdravotnej poisťovni
Vo Výkaze preddavkov poistného do zdravotnej poisťovne sa uvádzajú zamestnanci, ktorí v danom mesiaci boli aspoň deň prihlásení do zdravotnej poisťovne. Obdobia oznámené kódom 1O sú tiež obdobiami, kedy zamestnanec je registrovaný v zdravotnej poisťovni ako zamestnanec.
Prečítajte si tiež: Iliašovce 155 - materská škola
Príjem počas materskej alebo rodičovskej dovolenky
Ak zamestnankyňa dostane príjem počas materskej alebo rodičovskej dovolenky, je potrebné tento príjem správne vykázať.
Príjem zo sociálneho fondu
Ak zamestnankyňa na rodičovskej dovolenke dostane príspevok zo sociálneho fondu, je potrebné ju prihlásiť do zdravotnej poisťovne pod kódom 2Y na posledný deň mesiaca, za ktorý bude príjem zúčtovaný.
Rozpočítavanie príjmu
Ak nástup na rodičovskú dovolenku bol po 1. januári 2011, príjem poskytnutý počas rodičovskej dovolenky sa rozpočíta na obdobie trvania poistenia v poslednom kalendárnom roku, kedy poistenie trvalo. V jednotlivých mesiacoch je potom potrebné zohľadniť vtedy platný maximálny vymeriavací základ a aj už dosiahnutý vymeriavací základ.
Odstupné pri skončení pracovného pomeru počas rodičovskej dovolenky
Ak zamestnankyni skončí pracovný pomer dohodou počas rodičovskej dovolenky a dostane vyplatené odstupné, toto sa rozpočíta na sociálne poistenie za mesiace od januára do augusta.
Špecifické situácie
Materská a rodičovská dovolenka
Materská dovolenka je voľno, ktoré poskytuje zamestnávateľ na základe Zákonníka práce. Materské je dávka zo sociálneho poistenia. Čerpanie materskej dovolenky sa oznamuje do 8 dní bez ohľadu na poberanie materského.
Prečítajte si tiež: Poslanie MŠ Modra Kráľová
Starostlivosť o dieťa a dôchodkové poistenie
Ak otec prevezme starostlivosť o dieťa, Sociálna poisťovňa poskytne otcovi žiadosť o materské. Štát platí poistné na dôchodkové poistenie iba v prípade, že sa na toto dôchodkové poistenie otec prihlási. Na čerpanie materského pre to isté dieťa po poberaní otcovského zostane otcom v zásade 26 týždňov (pri starostlivosti o jedno narodené dieťa) a uplatniť si ju môžu do troch rokov veku dieťaťa. Dávka materské sa pre otcov rozdeľuje na dve časti - obdobie max. Ak si otec nárok na otcovské neuplatní, môže po splnení zákonných podmienok čerpať dávku materské na celé obdobie 28 týždňov (resp.
Súbeh príjmov
Ak je zamestnanec súčasne zamestnaný a štatutárom, práceneschopnosť sa posudzuje v každom právnom vzťahu osobitne. Ak má vystavenú PN iba pre pracovný pomer, táto neplatí pre iný právny vzťah.
Zmeny v legislatíve
Je dôležité sledovať zmeny v legislatíve týkajúce sa sociálneho a zdravotného poistenia, aby ste mali aktuálne informácie a vyhli sa chybám pri vykazovaní.
Podpora v čase skrátenej práce
Od marca 2022 platia nové vzory výkazov poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne kvôli zavedeniu podpory v čase skrátenej práce.
Elektronická komunikácia
Je potrebné zasielať výkazy Sociálnej poisťovni výlučne elektronicky. Používanie GRID kariet v Sociálnej poisťovni skončilo 31. decembra.
Evidencia a uchovávanie mzdových a personálnych dokladov
Mzdový list a výplatná listina
V zmysle § 130 ods. 5 Zákonníka práce je zamestnávateľ pri vyúčtovaní mzdy povinný vydať zamestnancom doklad obsahujúci najmä údaje o jednotlivých zložkách mzdy, o jednotlivých plneniach poskytovaných v súvislosti so zamestnaním, o stave účtu konta pracovného času, o vykonaných zrážkach a o celkovej cene práce. Doklad vydá v písomnej forme alebo ak sa so zamestnancom dohodne, v elektronickej forme. Úlohu tohto dokladu plní výplatná listina.
V mzdovom liste sa uvádza úhrn vyplatených zdaniteľných miezd za každý kalendárny mesiac a nie úhrn zúčtovaných zdaniteľných miezd, t. j. zúčtovaný, ale nevyplatený príjem v stanovenom výplatnom termíne sa v mzdovom liste v príslušnom mesiaci neuvádza. Do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za príslušný kalendárny mesiac sa zahrnujú len príjmy vyplatené do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca a do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za zdaňovacie obdobie sa zahrnujú len príjmy vyplatené zamestnancom do 31. 1. nasledujúceho roka. Toto vyplýva z § 4 ods. 3 zákona o dani z príjmov.
Náležitosti výplatných listín v zákone stanovené nie sú. V praxi obsahujú rovnaké údaje ako mzdové listy. Vyhotovujú sa za mesačné obdobie pre každého zamestnanca a zároveň ako súhrnná výplatná listina za mesačné obdobie za všetkých zamestnancov a v rámci ročnej uzávierky ako súhrnná výplatná listina za príslušný kalendárny rok za všetkých zamestnancov. Súhrnná výplatná listina každého zamestnanca osobitne predstavuje v podstate mzdový list, tzv.
Povinnosť uchovávať evidenciu
Zamestnávateľ je po skončení pracovného pomeru so zamestnancami povinný po dobu 10 rokov, počas ktorej existuje v zmysle § 147 ods. 1 zákona o sociálnom poistení právo Sociálnej poisťovne predpísať poistné, uchovávať evidenciu, ktorú viedol o zamestnancoch v zmysle § 232 ods. 2.
Pri uchovávaní evidencie je zamestnávateľ povinný postupovať v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach. Súčasťou registratúr je aj personálna a mzdová agenda. Personálnu agendu predstavuje osobný spis zamestnanca, ktorý obsahuje najmä pracovnú zmluvu, osobný dotazník, doklady a potvrdenia, ktoré vyžaduje zamestnávateľ a ostatné doklady týkajúce sa vzniku, priebehu a skončenia pracovnoprávneho vzťahu. Osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovnoprávneho vzťahu.
Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy. Patria sem napríklad:
- kópie Evidenčných listov dôchodkového zabezpečenia do 31. 12.
- ročné zúčtovanie zdravotného poistenia pre jednotlivé zdravotné poisťovne, ktoré vykonával zamestnávateľ do 31. 12.
- prehľady o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti za kalendárny štvrťrok (do 31. 12.
- rôzne kópie potvrdení o hrubej, resp. čistej mzde, o súhrnných údajoch uvedených v mzdovom liste, dokladov o ročnom zúčtovaní a vysporiadaní nedoplatku, resp. ostatné podklady ku mzdám, ktoré sú potrebné pre výpočet miezd, ako napr.
Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list. Zákon o účtovníctve, na ktorý sa v § 39 ods. 8 zákon o dani z príjmov ohľadne uchovávania povinne vedených dokladov pre daňové účely odvoláva, ani iné predpisy nestanovujú povinnú dobu úschovy mzdových listov, je potrebné určiť ju v registratúrnom pláne.
Evidenčný list dôchodkového poistenia (ELDP)
V zmysle § 231 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom poistení je zamestnávateľ povinný viesť a predkladať evidenčné listy dôchodkového poistenia. Povinnosť viesť a predkladať evidenčné listy je uložená všetkým zamestnávateľom. Evidenčné listy je potrebné vyhotovovať pre všetkých zamestnancov s právom na pravidelný aj nepravidelný príjem - poistencov, za ktorých sa počas trvania pracovnoprávneho vzťahu platilo poistné na dôchodkové poistenie. Je vhodné, aby zamestnávateľ pri vedení, vyplňovaní a predkladaní evidenčných listov postupoval v súlade s metodickým usmernením pre zamestnávateľov a návodom na vyplnenie jednotlivých rubrík evidenčného listu vydanými Sociálnou poisťovňou.
Evidenčný list obsahuje údaje o:
- obdobie dôchodkového poistenia, t. j. obdobie účasti na povinnom dôchodkovom poistení, uvedením:
- znaku poistenia: A - zamestnanec (platí aj pre dohodárov), MD - materská dovolenka, RD - rodičovská dovolenka (do 30. 6. 2005), VS - vojenská služba (do 31. 12. 2005), CS - civilná služba (do 31. 12.
- vymeriavací základ, t. j.
- vymeriavací základ počas vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j. počas poskytovania náhrady mzdy z vážnych prevádzkových dôvodov, pre ktoré zamestnávateľ nemôže prideľovať zamestnancovi prácu podľa § 142 ods.
- počet kalendárnych dní vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j.
Potvrdenie o príjmoch zo závislej činnosti
Zamestnávateľ je v zmysle § 39 ods. 5 zákona o dani z príjmov povinný za obdobie, za ktoré zamestnancovi vyplácal zdaniteľnú mzdu, vystaviť doklad o súhrnných údajoch uvedených v mzdovom liste, ktoré sú rozhodujúce pre výpočet zdaniteľnej mzdy, preddavkov na daň, dane a na priznanie zamestnaneckej prémie a na priznanie daňového bonusu za príslušné zdaňovacie obdobie vrátane údajov na mzdovom liste o výnimkách z platenia poistného a príspevkov zamestnávateľa.
Potvrdenie o zamestnaní (zápočtový list) by malo obsahovať:
- dobu trvania pracovného pomeru od 1. 2. 2008 do 31. 3.
- dočasnú pracovnú neschopnosť od 4. 2. 2013 do 19. 2.
- rok 2008 - zamestnanec bol dočasne práceneschopný od 22. 7. 2008 do 15. 8.
- rok 2009 - za prvých 10 kalendárnych dní mu zamestnávateľ poskytol náhradu mzdy (do vymeriavacieho základu sa nezapočítava), nárok na nemocenské dávky vznikol od 1. 8.
- rok 2009 - pracovná neschopnosť zamestnanca pokračuje do 15. 8., uplynutím 52 týždňov (364 dní) od vzniku dočasnej pracovnej neschopnosti zanikol nárok na nemocenské dávky a dôchodkové poistenie bolo prerušené od 21. 7. do 15. 8.
- rok 2010 - zamestnanec ošetroval člena rodiny od 14. 5. do 31. 5., t. j. 18 kalendárnych dní, od 11. dňa ošetrovania bolo povinné dôchodkové poistenie prerušené, t. j. od 24. 5. do 31. 5.
- rok 2011 - zamestnanec čerpal pracovné voľno bez náhrady mzdy (tzv. neplatené voľno) od 5. 9. do 20. 9.
- rok 2012 - zamestnancovi bola poskytnutá náhrada mzdy v súlade s § 142 ods. 4 Zákonníka práce vo výške 192,40 € za obdobie od 5. 11. do 14.
- rok 2013 - zamestnanec bol dočasne práceneschopný od 4. 2. do 19. 2., t. j.