Tento článok poskytuje podrobný prehľad o archivácii dokumentov v materskej škole na Slovensku, s dôrazom na legislatívu a praktické aspekty. Cieľom je poskytnúť ucelený pohľad na túto problematiku pre pedagogických zamestnancov, riaditeľov materských škôl a iných zainteresovaných.
Úvod
Správna archivácia dokumentov je nevyhnutná pre zabezpečenie plynulého chodu materskej školy, dodržiavanie legislatívnych požiadaviek a ochranu práv detí, zamestnancov a inštitúcie. V tomto článku sa zameriame na pedagogickú dokumentáciu, mzdovú agendu, personálnu agendu a ďalšie dôležité dokumenty, ktoré sa v materskej škole vytvárajú a uchovávajú.
Pedagogická Dokumentácia
Pedagogická dokumentácia školy alebo školského zariadenia je súbor dokumentov, ktorými sa riadi výchovno-vzdelávací proces, a podľa ktorých škola alebo školské zariadenie vydáva verejné listiny a rozhodnutia. Pedagogická dokumentácia sa vedie v štátnom jazyku. V národnostných školách/národnostných školských zariadeniach sa pedagogická dokumentácia školy vedie dvojjazyčne (v štátnom jazyku a jazyku príslušnej národnostnej menšiny). Vzory formulárov pedagogickej dokumentácie schvaľuje ministerstvo školstva podľa jednotlivých druhov a typov škôl a školských zariadení.
Podľa § 11 ods. 1 a ods. 3 zákona č. 245/2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní (školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon č. 245/2008 Z. z.“).
Druhy Pedagogickej Dokumentácie v Materskej Škole
Pedagogickú dokumentáciu materskej školy tvorí:
Prečítajte si tiež: Komplexný sprievodca pre nové mamičky
- Triedna kniha
- Osobný spis dieťaťa
- Denný poriadok
Znaky Hodnoty a Lehoty Uloženia Pedagogickej Dokumentácie
- Triedna kniha: registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 5 rokov.
- Osobný spis dieťaťa: registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 10 rokov.
Vedenie Pedagogickej Dokumentácie
Pedagogická dokumentácia, ktorá sa vedie v listinnej podobe alebo ako elektronické dokumenty autorizované kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka, je:
- triedna kniha,
- osobný spis dieťaťa.
Triedna kniha vedená elektronicky sa na konci školského roka nevytlačí v listinnej podobe, ak je autorizovaná kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorej sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka. Triedna kniha podľa prvej vety sa uloží na dva rôzne fyzicky oddelené dátové nosiče vo vlastníctve školy alebo ak ide o školu, ktorá nie je právnickou osobou, na dva rôzne fyzicky oddelené dátové nosiče v správe školy, na lehotu podľa § 7 ods. 2 písm.
Ďalšia Dokumentácia Škôl a Školských Zariadení
Ďalšiu dokumentáciu materskej školy tvorí najmä:
- zápisnica z rokovania pedagogickej rady,
- zápisnica z rokovania metodického združenia, ak je zriadené,
- záznam z pedagogického diagnostikovania,
- dokumentácia o aktivitách podľa § 28 ods. 16 zákona.
Znaky Hodnoty a Lehoty Uloženia Ďalšej Dokumentácie
Pedagogická dokumentácia a ďalšia dokumentácia sú súčasťou registratúry škôl a školských zariadení.
Mzdová Agenda
Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.
Prečítajte si tiež: Hra s kuchynkou: Ako dlho?
Dokumenty Mzdovej Agendy a Ich Archivácia
- Mzdové listy, výplatné listiny a rekapitulácie miezd za príslušný mesiac: Povinnosť ich vedenia ukladá § 39 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov. Všetky tieto doklady majú charakter účtovných dokladov, preto sa na ne vzťahujú ustanovenia § 35 a § 36 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie, t. pred skončením podnikateľskej činnosti zabezpečiť uchovanie tejto dokumentácie. Odporúčaná lehota uloženia výplatných listín je 10 rokov.
- Kópie evidenčných listov dôchodkového zabezpečenia do 31. 12. 2003 a kópie evidenčných listov dôchodkového poistenia od 1. 1. 2004: Originál je zamestnávateľ povinný predložiť v zmysle § 231 ods. 1 písm. j) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení.
- Povinné mesačné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne včítane príloh za jednotlivé kalendárne mesiace a v členení podľa jednotlivých zamestnancov: Zamestnávateľ je povinný predkladať v zmysle § 20 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení. Odvody do fondov - mesačné - odporúčaná lehota uloženia 10 rokov.
- Ročné zúčtovania zdravotného poistenia pre jednotlivé zdravotné poisťovne: Do 31. 12. 2010 bol zamestnávateľ povinný vykonávať v zmysle § 19 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení, a oznámenia o výsledku ročného zúčtovania vykonávaného od 1. 1.
- Povinné mesačné výkazy poistného a príspevkov a výkazy poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu za jednotlivé kalendárne mesiace včítane príloh v členení na jednotlivých zamestnancov: Na nemocenské poistenie, starobné poistenie a dôchodkové sporenie, invalidné, úrazové, garančné poistenie, poistenie v nezamestnanosti a rezervný fond solidarity, ktoré je zamestnávateľ povinný v zmysle § 231 ods. 1 písm. f) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení.
- Prehľady o príjmoch zo závislej činnosti a zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti za kalendárny mesiac a hlásenie o vyúčtovaní dane a úhrne príjmov zo závislej činnosti za zdaňovacie obdobie s uvedením osôb, ktorým bol príjem poskytnutý: Zamestnávateľ je povinný predkladať príslušnému daňovému úradu v zmysle § 39 ods. 9 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.
- Rôzne kópie potvrdení o hrubej, resp. čistej mzde, o súhrnných údajoch uvedených v mzdovom liste, dokladov o ročnom zúčtovaní dane z príjmov a zdravotného poistenie a vysporiadaní nedoplatku, resp.
- Ostatné podklady ku mzdám: Potrebné pre výpočet miezd, ako napr. evidencia dochádzky, dovoleniek, nadčasovej práce, zrážky zo mzdy a pod. Podklady k mzdám - odporúčaná lehota uloženia 5 rokov.
Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list. Odporúčaná lehota uloženia mzdových listov je 50 rokov.
Agenda Ľudských Zdrojov (Personálna Agenda)
Dokumenty Personálnej Agendy a Ich Archivácia
- Osobné spisy zamestnancov: Odporúčaná lehota uloženia je 70 rokov od narodenia zamestnanca. Každý zamestnanec má vo svojom spise doklady od svojho nástupu do zamestnania až po jeho výstup. To znamená, že medzi jeho dokumentmi nájdete všetky vyhlásenia na zdanenie príjmov, rodný list dieťaťa, potvrdenia o návšteve školy, ročné zúčtovania aj so žiadosťami, osobný dotazník, mzdové dekréty, evidenčný list dôchodkového poistenia, ale i kópie jeho identifikačných dokladov, či diplom o vzdelaní.
- Evidencia dochádzky a dovoleniek: Odporúčaná lehota uloženia je 3 roky.
- Popisy pracovných činností: Odporúčaná lehota uloženia je 5 rokov.
- Dohody o vykonaní práce: Odporúčaná lehota uloženia je 5 rokov.
- Dohody o hmotnej zodpovednosti: Odporúčaná lehota uloženia je 3 roky po strate platnosti.
- Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie: Odporúčaná lehota uloženia je 10 rokov.
Ekonomická Agenda
Doklady súvisiace s evidenciou majetku, vrátane leasingu:
5 rokov (po zániku)
Faktúry:
Kniha doručených a odoslaných faktúr alebo iná evidenčná pomôcka 10Dodávateľské, odberateľské 10Kniha objednávok 10
Pokladničné doklady a knihy, vrátane limitu pokladničnej hotovosti:
10 rokov
Účtovníctvo, ročná účtovná závierka, hlavná kniha:
10 rokov
Prečítajte si tiež: Potreby dieťaťa vs. potreby rodiča
Registratúrny Plán
Pri vypracovaní registratúrneho plánu platí povinnosť dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve, zákona o dani z príjmov, zákona o zdravotnom poistení, zákona o sociálnom poistení a z nich vyplývajúce lehoty úschovy registratúrnych záznamov.
V registratúrnom pláne je pre personálnu a mzdovú agendu vhodné navrhnúť samostatnú vecnú skupinu, napr. „ľudské zdroje a mzdy“. Znakom hodnoty „A“ sa môže označiť časť personálnej a mzdovej dokumentácie, ktorá má podľa rozhodnutia účtovnej jednotky trvalú dokumentárnu hodnotu v zmysle § 3 ods. 2 vyhlášky o archívoch a registratúrach. V prípade významných spoločností môže ísť napr. o pracovný poriadok, mzdové predpisy a pod.
V závislosti od množstva a skutočného ukladania personálnej a mzdovej agendy sa navrhne aj registratúrny plán. Pri malom počte zamestnancov je postačujúce zakladať výplatné listiny a doklady k výpočtu mzdy spolu s výkazmi o poistnom pre zdravotné poisťovne, Sociálnu poisťovňu, výkazy pre daňový úrad do jedného zakladača za celý rok. Samostatne je potrebné zakladať ročné mzdové listy a samostatne osobné spisy. V takomto prípade je potrebné do registratúrneho plánu navrhnúť vo vecnej skupine personálna a mzdová agenda registratúrnu značku s názvom napríklad „výplatné listiny a ostatná mzdová dokumentácia“, ďalšie registratúrne značky samostatne pre „osobné spisy“ a samostatne pre „mzdové listy“. Pri väčšom počte zamestnancov je možné jednotlivé druhy dokladov týkajúcich sa výpočtu a evidencie miezd zakladať do samostatných zakladačov, napríklad evidencia dochádzky, evidencia dovoleniek, výplatné listiny, odvody do poistných fondov zdravotného a sociálneho poistenia, odvody na doplnkové dôchodkové poistenie alebo životné poistenie, daňové hlásenia, ročné zúčtovanie zo závislej činnosti a pod. V takom prípade je potrebné v registratúrnom pláne navrhnúť aj samostatné registratúrne značky.
Forma Archivácie
- Dokumenty v tlačenej verzii
- Dokumenty v elektronickej verzii
- Zmiešanou formou
Novela zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve platná od 1. 1. 2022 prináša zmeny týkajúce sa digitalizácie účtovníctva a s tým súvisiace zjednodušenie elektronickej archivácie účtovných dokumentov na Slovensku. Novela napr. umožňuje pri prevode z listinnej podoby do podoby elektronickej použiť okrem zaručenej konverzie aj skenovanie. Listinné účtovné záznamy už nebude potrebné uchovávať, pokiaľ boli nahradené elektronickými účtovnými záznamami. Je však dôležité, aby účtovná jednotka dodržala požiadavky na účtovný záznam: vierohodnosť pôvodu, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť. Nestačí teda dokumenty len oskenovať a nahrať do počítača. Je potrebné pracovať s elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolým systémom účtových záznamov.
Odporúčaným formátom pre archiváciu dokumentov, ktorým zaistíte ich dlhodobú čitateľnosť, je formát PDF/A.
Likvidácia Dokumentov
Podnikateľ II. kategórie potrebuje na vyradenie dokumentov vznikajúcich z jeho činnosti súhlas Ministerstva vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom štátneho archívu, hoci už uplynula lehota ich uloženia, ktorá je uvedená v ich registratúrnom pláne, ktorý im schválil štátny archív. Tomuto procesu sa hovorí vyraďovacie konanie.
Podnikateľ, ktorý patrí do III. kategórie (čo je väčšina podnikateľov na Slovensku), môže svoje dokumenty vyradiť sám, bez súhlasu úradov, ale je potrebné, aby sa riadil zákonnými lehotami na uchovávanie týchto dokumentov.
Najbezpečnejším a najčastejším spôsobom likvidácie dokumentov je ich skartovanie.
Praktické Odporúčania
Z praktického hľadiska odporúčame rozradiť dokumenty do zložiek či archivačných krabíc podľa doby, počas ktorej je zo zákona nutné ich uchovávať. Na tieto šanóny či úložné boxy je dobré si poznačiť nielen klasické údaje, o aké dokumenty sa jedná a ktorého obdobia sa týkajú, ale aj dátum, do kedy je nevyhnutné tieto dokumenty archivovať. To vám uľahčí veľa práce s ich prechádzaním a triedením, až táto lehota uplynie. Stačí len skontrolovať, či tieto zákonné lehoty po rokoch stále platia.
Priestorové a Technické Zabezpečenie Archívu
Ideálne sú kovové statické registratúry, ktoré by mali byť umiestnené v priestoroch zaručujúcich zachovanie dokumentov. Veľmi dôležitá je aj relatívna vlhkosť (50 - 60%) a teplota 16 °C.
Externé Spoločnosti
Ak majú spoločnosti niekoľko desiatok, či stoviek zamestnancov a k tomu množstvo klientskych dokumentov, môže byť problematické evidovať všetky potrebné dokumenty nielen po priestorovej, ale aj po logistickej stránke. Často je na tieto činnosti potrebné určiť samostatnú pracovnú pozíciu archivára, prípadne vytvoriť samostatné archívne oddelenie, aby archív udržali v poriadku, neustále ho aktualizovali a predovšetkým vyraďovali z neho dokumenty po skončení doby evidencie.
Ak však majú spoločnosti obavy, či archiváciu zvládnu, prípadne na ňu nemajú priestorové, či personálne kapacity, môžu sa obrátiť na externé spoločnosti.