Tento článok poskytuje komplexný pohľad na smernicu o pracovných cestách v materskej škole, vrátane vzoru a dôležitých usmernení. Cieľom je poskytnúť praktickú pomôcku pre riaditeľov, zamestnancov a zriaďovateľov materských škôl pri vytváraní a aplikácii smernice o pracovných cestách.
Úvod
Smernica o pracovných cestách je dôležitý interný dokument, ktorý upravuje pravidlá a postupy pre vysielanie zamestnancov na pracovné cesty. Hoci zákon o cestovných náhradách priamo neukladá povinnosť vypracovať interný predpis pre školy, odporúča sa, aby oblasť poskytovania cestovných náhrad bola upravená interne. Dobre nastavená smernica zabezpečuje transparentnosť, efektívnosť a hospodárnosť pri vynakladaní finančných prostriedkov na pracovné cesty.
Dôležitosť smernice o pracovných cestách
Kvalitne vypracovaná smernica o pracovných cestách prináša niekoľko výhod:
- Zabezpečenie súladu s legislatívou: Smernica zohľadňuje aktuálne právne predpisy, najmä zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách, a zabezpečuje ich správnu aplikáciu v podmienkach materskej školy.
- Transparentnosť a jednoznačnosť: Smernica jasne definuje pravidlá a postupy pre vysielanie na pracovné cesty, čím predchádza nedorozumeniam a sporom.
- Efektívne hospodárenie: Smernica umožňuje optimalizovať náklady na pracovné cesty a zabezpečiť ich účelné vynakladanie.
- Zjednotenie postupov: Smernica zjednocuje postupy pri vybavovaní pracovných ciest a zjednodušuje administratívu.
Oblasti, ktoré by mala smernica upravovať
Smernica o pracovných cestách by mala komplexne upravovať všetky relevantné aspekty pracovných ciest, najmä:
- Účel a rozsah smernice: Definícia účelu smernice a na koho sa vzťahuje.
- Pojmy a definície: Vysvetlenie základných pojmov, ako napríklad pracovná cesta, miesto výkonu práce, cestovné náhrady a pod.
- Schvaľovanie pracovných ciest: Postup pri schvaľovaní pracovných ciest, vrátane kompetencií jednotlivých osôb.
- Cestovný príkaz: Vzor cestovného príkazu a postup pri jeho vypĺňaní.
- Druhy cestovných náhrad: Podrobný popis jednotlivých druhov cestovných náhrad, na ktoré má zamestnanec nárok (cestovné výdavky, stravné, ubytovanie, vedľajšie výdavky, náhrada za použitie súkromného vozidla).
- Preukazovanie výdavkov: Požiadavky na preukazovanie výdavkov, vrátane potrebných dokladov.
- Vyúčtovanie pracovnej cesty: Postup pri vyúčtovaní pracovnej cesty a lehoty na predloženie dokladov.
- Vreckové: Podmienky poskytovania vreckového (ak sa poskytuje).
- Použitie súkromného vozidla: Podmienky a postupy pre použitie súkromného vozidla na pracovnej ceste, vrátane výpočtu náhrady.
- Nenárokové cestovné náhrady: Podmienky poskytovania nenárokových cestovných náhrad (ak sa poskytujú) a ich zdaňovanie.
- Zodpovednosť: Zodpovednosť zamestnancov a vedúcich pracovníkov za dodržiavanie smernice.
- Záverečné ustanovenia: Účinnosť smernice a postup pri jej aktualizácii.
Práva a povinnosti zamestnancov a zamestnávateľa
Práva zamestnanca
Zamestnanec má právo na:
Prečítajte si tiež: Odevy pre učiteľky v škôlke
- Poskytnutie cestovných náhrad v súlade so zákonom a internou smernicou.
- Úhradu preukázaných výdavkov spojených s pracovnou cestou (cestovné, ubytovanie, stravné, vedľajšie výdavky).
- Základnú náhradu a náhradu za spotrebované pohonné látky, ak použije na pracovnej ceste súkromné vozidlo (po dohode so zamestnávateľom).
- Vreckové (ak je poskytované).
- Vyúčtovanie pracovnej cesty v stanovenej lehote.
Povinnosti zamestnanca
Zamestnanec je povinný:
- Dodržiavať pravidlá a postupy stanovené v internej smernici.
- Predložiť cestovný príkaz na schválenie pred uskutočnením pracovnej cesty.
- Hospodárne vynakladať finančné prostriedky na pracovnej ceste.
- Preukázať výdavky spojené s pracovnou cestou (cestovné lístky, faktúry za ubytovanie, doklady o kúpe pohonných látok a pod.).
- Predložiť vyúčtovanie pracovnej cesty v stanovenej lehote.
- Vrátiť nevyúčtovaný preddavok v stanovenej lehote.
Povinnosti zamestnávateľa
Zamestnávateľ je povinný:
- Zabezpečiť, aby interná smernica bola v súlade so zákonom a aktuálnymi právnymi predpismi.
- Poskytnúť zamestnancovi cestovné náhrady v súlade so zákonom a internou smernicou.
- Vyplatiť zamestnancovi cestovné náhrady v stanovenej lehote.
- Vyúčtovať pracovnú cestu v stanovenej lehote.
- Zabezpečiť, aby zamestnanci boli oboznámení s internou smernicou.
Špecifické situácie a ich riešenie
Smernica by mala riešiť aj špecifické situácie, ktoré môžu nastať pri pracovných cestách, napríklad:
- Pracovná cesta s neštandardným priebehom: Ak má pracovná cesta neštandardný priebeh (napr. z dôvodu zrušenia podujatia, dopravných komplikácií a pod.), smernica by mala upravovať postup, ako sa v takejto situácii postupuje.
- Kombinácia pracovnej cesty a súkromných aktivít: Ak zamestnanec počas pracovnej cesty vykonáva aj súkromné aktivity, smernica by mala upravovať, ktoré výdavky sa preplácajú a ktoré nie.
- Pracovná cesta do zahraničia: Ak zamestnanec cestuje na pracovnú cestu do zahraničia, smernica by mala upravovať kurzové rozdiely a ďalšie špecifiká.
Vzor smernice o pracovných cestách (čiastkový)
Nasledujúci vzor slúži len ako ilustračný príklad a je potrebné ho prispôsobiť konkrétnym podmienkam materskej školy.
Smernica č. XX/2025 o pracovných cestách## Článok 1 Úvodné ustanovenia
- Táto smernica upravuje pravidlá a postupy pre vysielanie zamestnancov Materskej školy [Názov materskej školy] (ďalej len "škola") na pracovné cesty, ako aj poskytovanie cestovných náhrad.
- Smernica sa vzťahuje na všetkých zamestnancov školy v pracovnom pomere.
Článok 2 Základné pojmy
- Pracovná cesta je časovo obmedzené vyslanie zamestnanca na výkon práce mimo miesta jeho pravidelného pracoviska.
- Miesto výkonu práce je miesto, ktoré je uvedené v pracovnej zmluve zamestnanca.
- Cestovné náhrady sú náhrady, ktoré zamestnanec dostáva v súvislosti s pracovnou cestou (cestovné výdavky, stravné, ubytovanie, vedľajšie výdavky, náhrada za použitie súkromného vozidla).
Článok 3 Schvaľovanie pracovných ciest
- Pracovnú cestu schvaľuje riaditeľ školy.
- Žiadosť o schválenie pracovnej cesty (cestovný príkaz) predkladá zamestnanec riaditeľovi školy najneskôr [počet] dní pred plánovaným začiatkom pracovnej cesty.
- Cestovný príkaz musí obsahovať:
- Meno a priezvisko zamestnanca
- Účel pracovnej cesty
- Miesto výkonu práce na pracovnej ceste
- Dátum a čas začiatku a konca pracovnej cesty
- Predpokladané náklady na pracovnú cestu
- Podpis zamestnanca a riaditeľa školy
Článok 4 Druhy cestovných náhrad
- Zamestnancovi patria nasledovné druhy cestovných náhrad:
- Cestovné výdavky
- Stravné
- Výdavky za ubytovanie
- Potrebné vedľajšie výdavky
- Náhrada za použitie cestného motorového vozidla
- Výška stravného sa určuje podľa platných právnych predpisov.
- Výdavky za ubytovanie sa preplácajú na základe predloženého dokladu o ubytovaní.
- Potrebné vedľajšie výdavky sa preplácajú po schválení riaditeľom školy na základe predložených dokladov.
(Ďalej nasledujú ďalšie články smernice, ktoré upravujú ostatné oblasti uvedené vyššie)
Aktuálne legislatívne zmeny a ich vplyv
Je dôležité, aby smernica o pracovných cestách bola pravidelne aktualizovaná v súvislosti s aktuálnymi legislatívnymi zmenami. Zákonom č. 191/2025 Z. z. sa valorizovali platové tarify pedagogických zamestnancov a odborných zamestnancov s účinnosťou od 1. septembra 2025. Tieto zmeny môžu mať vplyv na výpočet niektorých cestovných náhrad, preto je potrebné ich zohľadniť v smernici.
Prečítajte si tiež: Vzor smernice pre odmeňovanie v MŠ
Zákon o cestovných náhradách a interný predpis
Zákon o cestovných náhradách neobsahuje osobitné ustanovenie, ktoré by zakladalo povinnosť vypracovať interný predpis k uplatňovaniu predmetného zákona v podmienkach školy. Odporúča sa, aby škola oblasť poskytovania cestovných náhrad mala upravenú v internom predpise. V samotnom zákone sa niektoré ustanovenia priamo pri ich aplikácii odvolávajú na interný predpis (§ 9, § 36), niektoré umožňujú ich odlišnú aplikáciu (§ 3 ods. 2, § 36) a iné umožňujú poskytovať fakultatívne náhrady (§ 5 ods. 3, § 6 ods. 2 a 4), pričom konkrétna aplikácia je vždy v právomoci školy.
Oblasti, v ktorých interný predpis upresňuje zákon
Interný predpis môže upresniť nasledovné oblasti:
- Vymedziť okruh zamestnancov podľa vykonávaných činností vo väzbe na častú zmenu pracoviska (§ 2 ods.
- Rámcovo vymedziť pravidlá vysielania jedným rozhodnutím viacerých zamestnancov na pracovnú cestu alebo vysielania zamestnanca jedným rozhodnutím na viacero pracovných ciest (§ 3 ods.
- Rozpracovať podmienky poskytovania vreckového (§ 14), napr.
- Určiť dlhšiu lehotu potrebnú na predloženie dokladov potrebných na vyúčtovanie pracovných ciest pre zamestnanca, ako aj dlhšiu lehotu pre zamestnávateľa na vyúčtovanie pracovnej cesty (§ 36 ods.
Zákon o cestovných náhradách neobsahuje ustanovenie, ktoré by umožňovalo udeliť výnimku z jeho aplikácie, resp. neobsahuje ustanovenie na zamedzenie tvrdosti pri jeho aplikácii, preto interný predpis nesmie obsahovať ustanovenia, ktoré by išli nad rámec zákona.
Cestovné výdavky a ich preukazovanie
Cestovné výdavky zamestnanca školy sú všetky výdavky na dopravu v súvislosti s uskutočnenou pracovnou cestou. Ide najmä o výdavky za cestovné lístky, letenky, miestnu pravidelnú verejnú dopravu, ako aj taxík. Cestovné výdavky sú preukázané, ak sú doložené dokladom z konkrétne určeného spôsobu a druhu dopravy. Doklad musí byť z časového aj vecného hľadiska správny, t. j. musí súvisieť s časom a miestom konania pracovnej cesty. Ak zamestnanec cestovné lístky nepredloží, napr.
Potrebné vedľajšie výdavky a ich preukazovanie
Potrebné vedľajšie výdavky zamestnanca školy sú všetky ostatné výdavky, ktoré vzniknú v súvislosti s plnením úloh na pracovnej ceste. Rozsah týchto výdavkov nie je v zákone o cestovných náhradách vymedzený. Nevyhnutnosť a účelnosť vynaloženia týchto výdavkov posudzuje riaditeľ školy v rámci svojej právomoci a zodpovednosti. Za potrebný vedľajší výdavok možno považovať napr. Potrebné vedľajšie výdavky sú preukázané, ak sú doložené dokladom, ktorý musí byť z časového aj vecného hľadiska správny, t. j. musí súvisieť s časom a miestom konania pracovnej cesty. Ak zamestnanec poklady nepredloží, napr.
Prečítajte si tiež: Smernica o prijímaní detí
Stravné
Podľa § 5 zákona o cestovných náhradách zamestnancovi patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty. Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni.
Použitie súkromného vozidla
Ak sa zamestnanec písomne dohodne so školou, že pri pracovnej ceste použije cestné motorové vozidlo, patrí mu základná náhrada za každý 1 km jazdy (ďalej len „základná náhrada“) a náhrada za spotrebované pohonné látky. Sumu základnej náhrady pre jednostopové vozidlá a trojkolky a pre osobné cestné motorové vozidlá ustanoví opatrenie, ktoré vydá ministerstvo; opatrenie sa vyhlási uverejnením jeho úplného znenia. Náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi podľa cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze cestného motorového vozidla alebo v osvedčení o evidencii cestného motorového vozidla (ďalej len „technický preukaz“). Cenu pohonnej látky preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou (ďalej len „doklad o kúpe“). Ak zamestnanec preukazuje cenu pohonnej látky viacerými dokladmi o kúpe, cena pohonnej látky sa môže vypočítať aritmetickým priemerom preukázaných cien.
Ak je pohonnou látkou plyn alebo plyn v kombinácii s inou pohonnou látkou, spôsob výpočtu náhrad za spotrebované pohonné látky za jednotlivé pohonné látky dohodne zamestnávateľ so zamestnancom na základe podmienok pracovnej cesty, cien pohonných látok a spotreby. Ak je v technickom preukaze uvedená spotreba oboch pohonných látok pri dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom sa prihliadne aj na túto spotrebu.
Škola môže so zamestnancom písomne dohodnúť poskytovanie náhrady za použitie cestného motorového vozidla v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy. Dohodu nemožno uzavrieť, ak zamestnanec použije cestné motorové vozidlo na žiadosť zamestnávateľa.
Vreckové
Na vznik nároku na stravné a vreckové je rozhodujúci čas od nástupu na pracovnú cestu do prerušenia pracovnej cesty a čas pokračovania pracovnej cesty do skončenia pracovnej cesty.
Nárokové a nenárokové cestovné náhrady
Náhrada preukázaných cestovných výdavkov - § 4 ods. 1 písm. Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie - § 4 ods. 1 písm. Stravné - § 4 ods. 1 písm. Náhrada potrebných vedľajších výdavkov - § 4 ods. 1 písm.
Podľa § 5 ods. 5 písm. a) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej „zákon o dani z príjmov“) nárokové cestovné náhrady nie sú predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti, ak sa poskytujú v súvislosti s výkonom závislej činnosti do výšky, na ktorú zamestnancovi vznikne nárok podľa zákona o cestovných náhradách.
Nenárokové cestovné náhrady na rozdiel od nárokových cestovných náhrad škola nie je povinná zamestnancovi poskytovať. školy a odborovej organizácie, t. j. ich poskytovanie závisí od rozhodnutia zamestnávateľa, napr.
Zamestnancovi pri vyslaní na tuzemskú pracovnú cestu môže škola poskytnúť nenárokové cestovné náhrady ‒ stravné a bezplatné stravovanie podľa § 5 ods. 3 zákona o cestovných náhradách. Nenárokové cestovné náhrady sa považujú u zamestnanca za predmet dane a sú preňho zdaniteľným príjmom. Nenárokové náhrady, ktoré nie sú oslobodené od dane a ktoré sú predmetom dane, t. j. podliehajú dani z príjmu, sú súčasne vymeriavacím základom na sociálne poistenie podľa zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení zákona č. 543/2010 Z. z. a na zdravotné poistenie podľa zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení zákona č. 499/2010 Z.
Škola zriadená obcou/VÚC nemôže poskytovať zamestnancom iné náhrady súvisiace s pracovnou cestou ako aj vyššie náhrady, ako ustanovuje zákon o cestovných náhradách.
Vyúčtovanie pracovnej cesty a lehoty
Zamestnanec školy má povinnosť predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie cestovných náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok do desiatich pracovných dní odo dňa skočenia pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na cestovné náhrady. V kolektívnej zmluve alebo v písomnej dohode so zamestnancom môže byť dohodnutá alebo vo vnútornom predpise určená dlhšia doba, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na cestovné náhrady skončená.
Škola má povinnosť do desiatich pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na cestovné náhrady a uspokojiť nároky zamestnanca.