Článok poskytuje komplexný prehľad o podmienkach a nárokoch na diéty a cestovné náhrady pre živnostníkov pracujúcich v zahraničí, s dôrazom na slovenské právne predpisy. Cieľom je objasniť, aké výdavky si môžu živnostníci zahrnúť do nákladov, ako postupovať pri uplatňovaní náhrad a aké povinnosti im vyplývajú zo zákona.
Práca na živnosť v zahraničí - základné podmienky
Ak sa živnostník rozhodne ponúkať svoje služby v zahraničí, je nevyhnutné splniť všetky zákonné povinnosti. Pre prácu v krajinách EÚ je dôležité mať vystavené tlačivo PD A1 zo Sociálnej poisťovne. S týmto tlačivom je možné pracovať v inej krajine EÚ po dobu 24 mesiacov bez povinnosti platiť odvody v danej krajine. Počas platnosti A1 stačí platiť odvody na Slovensku. Túto lehotu však nie je možné predĺžiť.
Zdravotná starostlivosť
Pri poskytovaní zdravotnej starostlivosti v zahraničí je potrebné predložiť Európsky preukaz zdravotného poistenia, ktorý bezplatne vystaví každá poisťovňa. Na základe tohto preukazu má živnostník nárok na rovnakú zdravotnú starostlivosť a za rovnakých podmienok ako miestni obyvatelia. Pre krytie prípadných doplatkov za ošetrenie sa odporúča uzatvoriť komerčné cestovné poistenie, prípadne celoročné poistenie liečebných nákladov v Európe. Ceny poistenia pre manuálne pracujúcich začínajú približne od 112 €.
Daňové povinnosti
Živnostníci pracujúci v zahraničí so slovenskou živnosťou podávajú daňové priznanie len na Slovensku, pokiaľ v zahraničí nemajú stálu prevádzkareň.
Cestovné náklady, ubytovanie a stravné
Do nákladov si živnostníci môžu zahrnúť cestovné náklady a náklady na ubytovanie. Majú nárok aj na stravné, ktoré sa líši v závislosti od krajiny. Napríklad, v Rakúsku alebo Nemecku si živnostník môže dať do nákladov za každý deň stravné vo výške 45 €, zatiaľ čo v Českej republike je základná suma stravného približne 22 €. Počas pobytu v zahraničí je teda možné zahrnúť do nákladov každodenné stravné.
Prečítajte si tiež: Zdroje vitamínu B12
Cestovné náhrady pre zamestnancov vyslaných do zahraničia
Podnikateľské subjekty často vysielajú svojich zamestnancov na pracovné cesty do zahraničia. V tejto súvislosti vznikajú výdavky na dopravu, stravovanie, ubytovanie a iné náklady spojené s pracovnou cestou. Základnou právnou normou pre poskytovanie cestovných náhrad je zákon č. 283/2002 Z. z.
Kto má nárok na cestovné náhrady?
Nárok na cestovné náhrady majú:
- Zamestnanci v pracovnom pomere.
- Fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (napr. členovia štatutárnych orgánov).
- Spoločníci spoločnosti s ručením obmedzeným, ak nemajú uzatvorený pracovnoprávny vzťah a ich príjmy za prácu v spoločnosti sú príjmami zo závislej činnosti.
- Študenti, ak vykonávajú práce na základe dohody o brigádnickej práci študentov a so zamestnávateľom sa písomne dohodli na poskytovaní cestovných náhrad.
Definícia pracovnej a zahraničnej pracovnej cesty
Pracovná cesta je definovaná ako čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Zahraničná pracovná cesta je čas pracovnej cesty v zahraničí, vrátane výkonu práce v zahraničí, a to do skončenia tejto cesty.
Interná smernica a podmienky pracovnej cesty
Presné pravidlá a zásady pri poskytovaní cestovných náhrad by mali byť upravené v internej smernici zamestnávateľa. Podmienky pracovnej cesty určuje zamestnávateľ pri každej ceste. Je vhodné, aby boli určené čo najpodrobnejšie. V prípade nepredvídaných okolností musí zamestnávateľ zmeny podmienok dodatočne schváliť. Zamestnávateľ sa so zamestnancom môžu dohodnúť aj na prerušení pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca alebo na návšteve rodiny zamestnanca.
Cestovný príkaz
Vyslanie zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu sa realizuje vystavením cestovného príkazu. Záväzný formulár cestovného príkazu nie je určený.
Prečítajte si tiež: Diagnostika ABKM u 6-mesačného dieťaťa
Náhrady pri zahraničných pracovných cestách
Zákon o cestovných náhradách upravuje poskytovanie náhrad pri zahraničných pracovných cestách v tretej časti. Režim poskytovania náhrad je rovnaký ako pri tuzemských cestách, ale podmienky a rozsah sú odlišné. Zamestnancom sa poskytujú náhrady preukázaných cestovných výdavkov, výdavkov na ubytovanie, potrebných vedľajších výdavkov, výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí a výdavkov na iné komerčné poistenie.
Cestovné výdavky
Cestovné výdavky sú preukázané výdavky zamestnanca na dopravu, t. j. výdavky na cestovné lístky, letenky, taxi a miestnu verejnú dopravu. Zamestnanec preukazuje cestovné výdavky dokladom podľa druhu a spôsobu dopravy. Ak zamestnanec cestovné výdavky nepreukáže, zamestnávateľ ich môže uznať v ním uznanej výške. Ak sa zamestnávateľ a zamestnanec dohodli na prerušení zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca, zamestnanec má nárok na preukázané cestovné výdavky v takom rozsahu a výške, ako keby k prerušeniu pracovnej cesty nedošlo.
Výdavky na ubytovanie
Výdavky na ubytovanie sú preukázané výdavky zamestnanca, ktoré vynaložil na ubytovanie v čase trvania zahraničnej pracovnej cesty. Zákon nestanovuje limity na výdavky za ubytovanie. Zamestnanec preukazuje výdavky za ubytovanie dokladom z ubytovacieho zariadenia. Ak zamestnanec výdavky nepreukáže, zamestnávateľ ich môže uznať v ním uznanej výške. Ak sa zamestnávateľ a zamestnanec dohodli na prerušení zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca, zamestnanec nemá nárok na náhradu výdavkov za ubytovanie počas prerušenia.
Potrebné vedľajšie výdavky
Potrebné vedľajšie výdavky sú všetky preukázané ostatné výdavky, ktoré zamestnancovi vzniknú v súvislosti s plnením úloh na zahraničnej pracovnej ceste alebo v súvislosti s podmienkami zahraničnej pracovnej cesty. Môže ísť napríklad o poplatok za telefón, internet, parkovanie, diaľnicu a pod. Ak sa zamestnávateľ a zamestnanec dohodli na prerušení zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca, zamestnanec má nárok na preukázané potrebné výdavky v takom rozsahu a výške, ako keby k prerušeniu pracovnej cesty nedošlo.
Poistenie liečebných nákladov
Zamestnanec má nárok na náhradu výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí. Náhrada sa týka iba výdavkov na poistenie liečebných nákladov, nie na celkové cestovné poistenie.
Prečítajte si tiež: Príznaky náročného dieťaťa
Návšteva rodiny
Pri vysielaní na zahraničnú pracovnú cestu sa zamestnávateľ a zamestnanec môžu písomne dohodnúť aj na návšteve rodiny zamestnanca v mieste pobytu rodiny alebo v inom dohodnutom mieste na území Slovenskej republiky.
Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste
Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste sa poskytuje za každý kalendárny deň trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky, a to v závislosti od času trvania v tomto dni. Pri každej zahraničnej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na stravné bez ohľadu na dĺžku jej trvania. Základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene ustanovuje všeobecne záväzný právny predpis, ktorý vydáva Ministerstvo financií SR.
Časové pásma a výpočet stravného
Zamestnávateľ pri poskytovaní stravného v eurách alebo v cudzej mene musí dodržať zásadu, že v rámci kalendárneho dňa a zahraničnej pracovnej cesty musí poskytnúť zamestnancovi stravné v eurách alebo v cudzej mene len vo výške podľa konkrétneho časového pásma, t. j. podľa dĺžky trvania zahraničnej pracovnej cesty v rámci kalendárneho dňa bez ohľadu na to, v koľkých krajinách sa zdržiaval.
Cestovné náhrady pre podnikateľov (SZČO)
Podnikatelia a iné samostatne zárobkovo činné osoby (SZČO) si môžu uplatniť výdavky (náklady) vynaložené v súvislosti s činnosťou vykonávanou na inom mieste, ako je miesto, na ktorom pravidelne vykonávajú svoju podnikateľskú činnosť, a to vo výške, aká je ustanovená pre zamestnancov podľa zákona o cestovných náhradách.
Náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste
Podnikateľ a iná SZČO má nárok na nasledovné náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste:
- Náhrada preukázaných cestovných výdavkov.
- Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie.
- Stravné.
- Náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov.
- Náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.
- Cestovné náhrady dopravnými prostriedkami a náhrady výdavkov za pohonné hmoty.
Náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste
Podnikateľ a iná SZČO má nárok na obdobné náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste ako zamestnanci.
Stravné pre podnikateľa
Podnikateľovi patrí stravné v súlade s ustanovením § 5 ZCN za každý kalendárny deň pracovnej cesty. Výška stravného je stanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni. Ak má podnikateľ na pracovnej ceste zabezpečené bezplatné stravovanie, nemá nárok na stravné v celom rozsahu. Ak má podnikateľ zabezpečené na pracovnej ceste bezplatné stravovanie čiastočne, výška stravného sa kráti.
Výdavky na ubytovanie pre podnikateľa
Výdavky na ubytovanie musí podnikateľ doložiť dokladom o úhrade za ubytovanie.
Výdavky na cestovné dopravnými prostriedkami pre podnikateľa
Výdavky na cestovné dopravnými prostriedkami sú všetky výdavky podnikateľa, ktoré vynaložil pri pracovnej ceste na dopravu hromadnými dopravnými prostriedkami.
Nevyhnutné výdavky spojené s pobytom pre podnikateľa
Nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v danom mieste sú výdavky, ktoré podnikateľ vynaložil počas pracovnej cesty.
Použitie vlastného motorového vozidla (MV)
Podnikateľ, ktorý má MV zaradené v obchodnom majetku a uskutočňuje s ním pracovné cesty, si môže vybrať jeden z troch spôsobov stanovenia náhrady za spotrebované PHL:
- Podľa cien platných v čase ich nákupu, prepočítané podľa spotreby uvedenej v evidencii alebo v technickom preukaze.
- Na základe dokladov o nákupe PHL.
- Vo forme paušálnych výdavkov do výšky 80 % z celkového preukázaného nákupu PHL.
Špecifické situácie a daňové hľadiská
Vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste
Zamestnávateľ môže poskytnúť zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové vo výške do 40 % stravného.
Stravovacie služby poskytnuté zamestnancom pri pracovnej ceste
Spoločnosť môže fakturované stravovacie služby poskytnuté zamestnancom pri pracovnej ceste zahrnúť do daňových výdavkov len do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa zákona o cestovných náhradách.
Ubytovanie konateľa spoločnosti
Ak konateľ pri pracovnej ceste uhrádza ubytovanie sám, má nárok na úhradu preukázaných výdavkov za ubytovanie. V prípade, že konateľovi zabezpečí ubytovanie spoločnosť (zamestnávateľ), zamestnanec (konateľ) si túto cestovnú náhradu neuplatňuje.
Náklady spojené s prenájmom bytu pre konateľov
Ak spoločnosť prenajme byt, ktorý využíva na účely ubytovania konateľov spoločnosti počas výkonu ich činnosti pre spoločnosť, je možné náklady na prenájom tohto bytu uznať za daňové výdavky spoločnosti.