Smernica o vedení pedagogickej dokumentácie v materskej škole: Vzor a usmernenia

Vedenie pedagogickej dokumentácie v materskej škole je kľúčové pre zabezpečenie kvalitného výchovno-vzdelávacieho procesu a efektívnej komunikácie medzi všetkými zainteresovanými stranami. Táto smernica poskytuje vzor a usmernenia pre správne vedenie dokumentácie v materských školách na Slovensku.

Úvod

Cieľom tohto článku je poskytnúť komplexný prehľad o smerniciach a postupoch pri vedení pedagogickej dokumentácie v materských školách. Článok sa zameriava na povinné a odporúčané interné smernice, ktoré sú relevantné pre materské školy bez ohľadu na ich zriaďovateľskú pôsobnosť alebo právnu subjektivitu. Dôraz sa kladie na zákonnosť, aktuálnosť a správnosť interných riadiacich aktov, ktoré sú často predmetom vnútorných a vonkajších kontrol.

Legislatívny rámec

Vedenie pedagogickej dokumentácie v materskej škole a s tým súvisiace povinnosti upravuje § 11 zákona č. 245/2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní (školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vyhláška Ministerstva školstva SR č. 541/2021 Z. z. o materskej škole v znení neskorších predpisov, zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon č. 395/2002 Z. z.”) a ďalšie súvisiace právne predpisy.

Povinná pedagogická dokumentácia

Podľa Vyhlášky Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky č. 21/2022 Z. z. o pedagogickej dokumentácii a ďalšej dokumentácii, pedagogickú dokumentáciu materskej školy tvoria:

1. Triedna kniha: Zaznamenávajú sa v nej údaje o deťoch, dochádzka, realizované aktivity a pokrok v rozvoji detí.
2. Osobný spis dieťaťa: Obsahuje osobné údaje dieťaťa, informácie o jeho zdravotnom stave, záujmoch a špeciálnych potrebách.
3. Denný poriadok: Plán aktivít a režimu dňa v materskej škole.

Ďalšia dokumentácia materskej školy

Okrem povinnej pedagogickej dokumentácie materská škola vedie aj ďalšiu dokumentáciu, ktorá je dôležitá pre jej efektívne fungovanie. Táto dokumentácia zahŕňa:

Prečítajte si tiež: Všetko o materskej dovolenke

1. Zápisnica z rokovania pedagogickej rady: Zaznamenávajú sa v nej dôležité rozhodnutia a diskusie pedagogického zboru.
2. Zápisnica z rokovania metodického združenia (ak je zriadené): Dokumentuje činnosť a závery metodického združenia.
3. Záznam z pedagogického diagnostikovania: Zaznamenávajú sa v ňom výsledky pedagogickej diagnostiky detí.
4. Dokumentácia o aktivitách podľa § 28 ods. 16 zákona: Dokumentuje aktivity realizované v súlade so zákonom.

Interné smernice v materskej škole

Interné smernice sú dôležitým nástrojom pre riadenie a organizáciu materskej školy. Zabezpečujú jednotný postup v rôznych oblastiach a pomáhajú predchádzať problémom. Medzi odporúčané interné smernice patria:

• Smernica k prevencii a riešeniu šikanovania detí v MŠ a EP.
• Smernica upravujúca záväzné postupy pri uplatňovaní zákona č. 343/2015 Z. z.
• Smernica o aplikácii povinného zverejňovania zákona č. 546/2010 Z. z.
• Interná smernica o prijímaní a vybavovaní podnetov protispoločenskej činnosti č. 54/2019 Z. z.

Prehľad povinných a odporúčaných interných smerníc v podmienkach materských škôl:

1. Účtovný rozvrh (povinnosť každej organizácie).
2. Smernica o obehu účtovných dokladov (spravidla povinné).
3. Smernica o stravovacích poukážkach a finančnom príspevku na stravovanie.
4. Smernica o verejnom obstarávaní pre mestá/obce a školy.
5. Zásady hospodárenia s majetkom (platí povinne aj pre materské školy v zriaďovateľskej pôsobnosti obce, či mesta, schvaľuje sa uznesení obecného zastupiteľstva, povinnosť podľa zákona č. 138/1991 Zb. alebo zákona č. 446/2001 Z. z.).
6. Smernica o evidencii a spôsobe použitia finančných vecných darov (nepovinná smernica, kontrolami môže byť vyžadovaná, jej spracovanie je v nadväznosti na zákon č. 523/2004 Z. z.).
7. Smernica o výkone základnej finančnej kontroly podľa ustanovení § 6 ods. 4 v nadväznosti na ust. § 7 zákona č. 357/2015 Z. z.
8. Registratúrny poriadok a registratúrny plán.
9. Smernica o oznamovaní protispoločenskej činnosti.
10. Inventarizácia formou smernice, príkazu riaditeľky/riaditeľa školy alebo zásad.
11. Smernica o verejnom obstarávaní.

Zásady pre zostavenie interných smerníc

Pri zostavovaní interných smerníc je dôležité dodržiavať nasledovné zásady:

• Zákonnosť: Smernica musí byť v súlade s platnou legislatívou.
• Aktuálnosť: Smernica musí odrážať aktuálny stav a potreby materskej školy.
• Správnosť: Smernica musí byť zostavená tak, aby bola "šitá na mieru" subjektu verejnej správy.

Príklad smernice: Smernica o prevencii a riešení šikanovania detí v MŠ a EP

Táto smernica stanovuje postupy a opatrenia na prevenciu a riešenie šikanovania v materskej škole. Definuje pojem šikanovanie, identifikuje rizikové faktory a stanovuje kroky, ktoré je potrebné podniknúť v prípade, že dôjde k šikanovaniu.

Pečiatky a úradné záznamy

Triedna kniha v materských školách zriadených obcou/mestom a orgánom štátnej správy v školstve - regionálnym úradom je opatrená okrúhlou pečiatkou so štátnym znakom bez ohľadu na to, či daná škola je, alebo nie je právny subjekt. V triednej knihe, v súkromných a cirkevných materských školách, sa nepoužíva úradná pečiatka so štátnym znakom, ale nápisová, prevažne obdĺžniková pečiatka.

Prečítajte si tiež: Ako požiadať o príspevok na dieťa

Odtlačok okrúhlej pečiatky so štátnym znakom SR s priemerom 36 mm má po obvode kruhu okolo štátneho znaku označenie školy a jej sídlo: (uviesť názov školy v súlade so zriaďovacou listinou školy). Pečiatka sa odtláča červenou farbou. Text pri zachovaní predpísaných náležitostí je totožný s textom v záhlaví úradných tlačív a formulárov používaných školou. Identifikovanie pečiatky so štátnym znakom zabezpečujú arabské číslice, ktorými sú jednotlivé exempláre pečiatok označené v päte poľa kruhopisu pečiatky. Odtlačok pečiatky sa umiestňuje v strede listiny dva až tri riadky pod spodným okrajom textu tak, aby do pečiatky nezasahoval. Podpis štatutára sa pripája na listinu vpravo od odtlačky pečiatky tak, aby do pečiatky nezasahoval.

Odtlačok pečiatky sa používa na týchto úradných záznamoch (§ 5 ods. 2 zákona č. 63/1993 Z. z.):

a) Pedagogická dokumentácia školy a ďalšia dokumentácia školy (vyhláška č. 339/2023 Z. z. o pedagogickej dokumentácii a ďalšej dokumentácii, ďalej len „vyhláška č. 339/2023 Z. z.).

Elektronická dokumentácia

S účinnosťou od 1. septembra 2022 sa triedna kniha vedená elektronicky na konci školského roka nevytlačí v listinnej podobe, ak je autorizovaná kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorej sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka. Takáto triedna kniha sa uloží do centrálneho úložiska spravovaného Ministerstvom školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky na lehotu uvedenú v ustanovení § 6 ods. 2 písm. a) vyhlášky č. 21/2022 Z. z.

Dostupnosť interných smerníc

Ak si vyžiada fyzická osoba alebo zákonný zástupca, či právnická osoba internú smernicu cez infožiadosť v zmysle zákona č. 211/2000 Z. z., materská škola je povinná ju sprístupniť.

Prečítajte si tiež: Radostný Mikuláš v škôlke

Prílohy ku katalógovému listu žiaka a triedne knihy

K dispozícii sú rôzne prílohy ku katalógovému listu žiaka pre 1. až 4. ročník a pre 5. až 9. ročník. Taktiež existujú vzory triednych kníh pre prípravný, 1. až 10. ročník základnej školy pre žiakov s mentálnym postihnutím - variant A a pre prípravný, 1. až 6. ročník základnej školy pre žiakov s mentálnym postihnutím - variant A a pre prípravný, 1. až 10. ročník základnej školy pre žiakov s autizmom pre prípravný až 9. ročník a triedna kniha základnej školy pre žiakov s mentálnym postihnutím pre 7. až 9. ročník.

Znaky hodnoty a lehoty uloženia pedagogickej dokumentácie a ďalšej dokumentácie

1. Triedna kniha ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 5 rokov.
2. Triedny výkaz ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 60 rokov od narodenia žiaka; ak ide o základnú umeleckú školu, lehota uloženia je 10 rokov po ukončení štúdia.
3. Katalógový list žiaka ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 60 rokov od narodenia žiaka; ak ide o základnú umeleckú školu, lehota uloženia je 10 rokov po ukončení štúdia.
4. Osobný spis dieťaťa ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 10 rokov.
5. Osobný spis žiaka ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 10 rokov.
6. Denný záznam školského zariadenia ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 10 rokov.
7. Denník výchovnej skupiny ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 10 rokov.
8. Protokol o maturitnej skúške ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou 20 rokov.
9. Protokol o záverečnej skúške ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou 20 rokov.
10. Protokol o absolventskej skúške ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou 20 rokov.
11. Protokol o komisionálnej skúške ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou 20 rokov.
12. Denník evidencie odborného výcviku ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 5 rokov.
13. Protokol o písomnej štátnej jazykovej skúške ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou 20 rokov.
14. Protokol o štátnej jazykovej skúške ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou 20 rokov.
15. Návrh na vzdelávanie dieťaťa so špeciálnymi výchovno-vzdelávacími potrebami alebo žiaka so špeciálnymi výchovno-vzdelávacími potrebami ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 5 rokov po ukončení štúdia.
16. Správa z diagnostického vyšetrenia dieťaťa so špeciálnymi výchovno-vzdelávacími potrebami alebo žiaka so špeciálnymi výchovno-vzdelávacími potrebami, ak nie je súčasťou návrhu na vzdelávanie dieťaťa so špeciálnymi výchovno-vzdelávacími potrebami alebo žiaka so špeciálnymi výchovno-vzdelávacími potrebami, ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 5 rokov po ukončení štúdia.
17. Individuálny reedukačný program ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 5 rokov po ukončení výchovnej starostlivosti.

tags: #vzor #smernice #o #vedeni #pedagogickej #dokumentacie