Inventarizácia majetku je kľúčová činnosť, ktorá sa vykonáva na prelome účtovných rokov. Cieľom tohto článku je poskytnúť komplexný pohľad na inventarizáciu majetku v materských školách, školách a školských jedálňach.
Právny rámec inventarizácie
Inventarizácia majetku sa riadi zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, konkrétne ustanoveniami § 29 až 32. Tento zákon stanovuje základné pravidlá a postupy pre inventarizáciu majetku a záväzkov.
Príkaz na vykonanie inventarizácie
Inventarizácii vždy predchádza písomný príkaz alebo iný interný riadiaci akt vydaný štatutárom organizácie. Tento príkaz definuje rozsah, spôsob a termíny vykonania inventarizácie.
Časový harmonogram inventúry
Inventúra majetku sa môže vykonávať už v novembri alebo decembri. Dôležité je časové určenie, ku ktorému dňu sa inventarizácia vykoná, a to buď ku dňu účtovnej závierky alebo v skoršom termíne pred účtovnou závierkou, a v akom časovom rozpätí s označením začiatku a ukončenia.
Predmet inventarizácie
Inventúre majetku podlieha majetok, ktorý je najmä dlhodobý hmotný ako aj majetok drobný dlhodobý. Okrem hmotného majetku je majetkovou hodnotou povinne aj pohľadávka. Netreba zabudnúť na podsúvahovú evidenciu majetku, ktorá tiež podlieha inventarizácii.
Prečítajte si tiež: Podmienky prevodu majetku
Postup inventarizácie
Inventarizácia sa vykonáva porovnaním skutočného stavu majetku so stavom evidovaným v účtovníctve. Takýto postup sa preverí práve s dokladmi k majetku (spomínané majetkové karty, zaraďovacie protokoly) a overí sa, či daný majetok je po účtovnej (dokladovej) a preverenej (fyzickej) stránke rovnaký. Samotná obhliadka majetku nepostačí.
Inventúrny súpis
Výstupom z inventúry je inventúrny súpis. Tieto sa povinne číslujú a sú prílohou inventarizačných zápisov. V praxi sa môže majetok inventarizovať aj hromadne a to spôsobom, kedy sa viac druhov majetku zlúči do jedného inventúrneho súpisu. Často je to zrejmé práve v školách a zariadeniach, kedy inventúrny súpis majetku obsahuje majetok používaný dlhodobo (elektronické prístroje, počítač, kuchynské vybavenie, konvektomaty, chladničky, oplachovacie zariadenia, umývačky a podobne). Je treba uviesť, že do majetku sa zaraďuje i skladová evidencia. Tú predstavujú potraviny a zásoby drogérie. Opätovne sa ich stav preverí a uvedie do inventúrneho súpisu.
Inventarizácia pokladničnej hotovosti
Škola, obec, zariadenie alebo školská jedáleň, ktorá disponuje s pokladnicou, musí minimálne raz za rok vykonávať inventarizáciu pokladničnej hotovosti. Tá sa vykoná znova členmi komisie a jej výstupom je inventúrny súpis (pozn. autora: náležitosti sú rovnaké ako v prípade inventúry majetku). Takýto stav sa zahrnie do inventúrneho súpisu, ktorý obsahuje počet jednotlivých mincí a bankoviek (mincovka) a porovná sa, či rovnaký stav je aj na účte 211 v hlavnej knihe a tiež v pokladničnej knihe (ak je vedená ručne alebo elektronicky). Ak je stav totožný, spracuje sa inventúrny súpis a uvedie sa, že stav je totožný. V prípade rozdielu medzi účtovným a skutočným stavom sa tiež spracuje inventúrny súpis, pričom takýto rozdiel je predmetom účtovania a preverenia, či rozdiel má skutočný alebo účtovný charakter.
Inventarizačný zápis
Z vykonaných inventúr majetku (pozn. Takýto inventarizačný zápis sa vyhotoví súhrnne za viac druhov majetku. Jeho cieľom je zhrnúť výsledky inventarizácie a prípadné rozdiely. Stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch sa porovnáva so stavom majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise.
Záväzky v školskej jedálni
V školskej jedálni sa môžu vyskytnúť aj neuhradené faktúry za potraviny, či čistiace potreby alebo energie. Vtedy je vykazovaný záväzok, ktorý je uvedený v hlavnej knihe. Školská jedáleň má k dispozícii neuhradenú faktúru a vtedy sa vykoná inventúrny súpis, kde sa takýto záväzok porovná so skutočným stavom (na faktúre) a v účtovníctve (cez účet hlavnej knihy 321). Prílohou k inventúre je práve hlavná kniha a kópia predmetnej faktúry. Ak školská jedáleň nemá k dispozícii faktúru od dodávateľa k času zostavenia inventarizácie, účtuje sa neuhradená faktúra a nevyfakturovaná dodávka cez účet rezerv a škola vykoná inventúrny súpis (teda nie školská jedáleň) členmi inventarizačnej komisie.
Prečítajte si tiež: Majetok v BSM a výživné
Základná finančná kontrola
Základná finančná kontrola sa na inventúrnych súpisoch a inventarizačných zápisoch nevykonáva a tiež ani na menovaniach členov komisií a prehláseniach hmotne zodpovedných zamestnancov (za pohonné hmoty, pokladničnú hotovosť a podobne). Prípad, kedy sa ale základná finančná kontrola vykoná je inventarizačný rozdiel, ten sa overí cez interný doklad o účtovaní rozdielu (buď prebytku alebo manka, či schodku). Overí sa súlad s rozpočtom, internou smernicou a osobitným predpisom (postupy účtovania a zákon o účtovníctve).
Zverejňovanie inventarizácie
Treba uviesť, že inventarizácia sa nezverejňuje spolu s účtovnou závierkou cez Register účtovných závierok a ani na vlastnom webovom sídle školy, či jedálne (internetová stránka). Ak sa tak ale subjekt verejnej správy rozhodne zrealizovať, nie je to porušením zákona (pozn.
Obmedzenia počas inventarizácie
Počas inventarizácie nemožno majetok v škole, obci a v zariadení premiestňovať alebo vyradiť. Platí, že zámer vyradenia majetku má byť uvedený v inventarizačnom zápise a následne menovaná i vyraďovacia komisia a likvidačná komisia (pozn. autora: môže ísť o tie isté osoby). K vyradeniu majetku je potrebné písomné rozhodnutie o prebytočnosti majetku, ktorý podpisuje štatutár.
Smernica o inventarizácii
Z platnej právnej úpravy nevyplýva pre školu povinnosť vypracovať smernicu o vykonaní inventarizácie. Odporúčame však všetkým školám, aby smernicu vypracovanú mali. V nej si škola na vlastné podmienky stanoví správny postup vykonania inventarizácie. Smernica o inventarizácii majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov (ďalej len „smernica“) je vypracovaná v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a v zmysle Opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky zo 7. decembra 2022 č. MF/14522/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnovy pre štátne rozpočtové organizácie, štátne príspevkové organizácie a štátne účelové fondy, resp. Opatrenia MF SR zo 12. decembra 2022 č.
Povinnosti a zodpovednosti
Za riadne vykonanie inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov zodpovedá riaditeľ školy, resp. Školy/školské zariadenia sú v zmysle zákona o účtovníctve účtovnými jednotkami, ktorým zákon o účtovníctve v § 6 ods. 3 ukladá povinnosť vykonať inventarizáciu.
Prečítajte si tiež: Sprievodca založením OZ
Časové lehoty inventarizácie
Školy a školské zariadenia vykonávajú inventarizáciu ku dňu, ku ktorému zostavujú riadnu alebo mimoriadnu účtovnú závierku. Podľa novelizovaného § 29 ods. 3 zákona o účtovníctve pri hmotnom majetku okrem zásob a peňažných prostriedkov v hotovosti môže účtovná jednotka vykonať inventarizáciu v inej lehote, táto však nesmie prekročiť štyri roky.
Fyzická inventúra
Podľa zákona o účtovníctve sa fyzickou inventúrou zisťuje skutočný stav pri majetku hmotnej a nehmotnej povahy. Obyčajne sa vykonáva na mieste, kde sa inventarizovaný majetok nachádza, napr. v sklade pri skladových zásobách. V niektorých prípadoch nemožno uskutočniť fyzickú inventúru ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Ide predovšetkým o prípady, keď je inventarizovaný majetok veľkého rozsahu, napr. hmotný majetok. Vtedy možno rozhodnúť, že fyzická inventúra sa bude vykonávať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, pričom sa musí preukázať stav tohto majetku ku dňu zostavenia účtovnej závierky.
Inventarizácia a Zákonník práce
Okrem zákona o účtovníctve povinnosť vykonať inventarizáciu ukladá aj Zákonník práce. Podľa § 184 Zákonníka práce sa inventarizácia musí vykonať pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti, pri jej zániku, pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo na iné pracovisko, pri jeho preložení a pri skončení pracovného pomeru. Na pracoviskách, kde pracujú zamestnanci so spoločnou hmotnou zodpovednosťou (napr. školské jedálne), sa musí inventarizácia vykonať pri uzatvorení dohôd o hmotnej zodpovednosti so všetkými spoločne zodpovednými zamestnancami, pri skončení všetkých týchto dohôd, pri preradení na inú prácu, alebo preložení všetkých spoločne zodpovedných zamestnancov, pri zmene vo funkcii vedúceho alebo jeho zástupcu, na žiadosť ktoréhokoľvek zo spoločne zodpovedných zamestnancov pri zmene v ich kolektíve, pri odstúpení niektorého z nich od spoločnej dohody o hmotnej zodpovednosti.
Prílohy k smernici o inventarizácii
- Príloha č. 2: harmonogram vykonania inventarizácie
- Príloha č. 3: v prípade ustanovenia inventarizačných komisií menovanie ústrednej, resp.
tags: #inventarizacia #majetku #v #materskej #skole