Správne vykazovanie zamestnankyne na materskej dovolenke je nevyhnutné pre dodržanie zákonných povinností a zabezpečenie nároku na dávky. Tento článok poskytuje podrobný návod, ako postupovať pri mesačnom vykazovaní, a zdôrazňuje dôležité zmeny a povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej a zdravotnej poisťovni.
Oznamovacie povinnosti zamestnávateľa
V súvislosti s nástupom a ukončením čerpania materskej, otcovskej alebo rodičovskej dovolenky, spojených s poskytovaním hmotného zabezpečenia, má zamestnávateľ voči príslušnej zdravotnej poisťovni zamestnanca a Sociálnej poisťovni oznamovacie povinnosti, ktoré mu ukladajú príslušné zákony. Ide o zákon č. 580/2004 Z.z. o zdravotnom poistení a zákon č. 461/2003 Z.z. o sociálnom poistení. Zamestnávateľ má voči Sociálnej poisťovni niekoľko povinností, ktoré musí plniť v stanovených lehotách:
- Prihlásenie a odhlásenie do registra zamestnávateľov: Zamestnávateľ sa musí prihlásiť do registra zamestnávateľov do ôsmich dní odo dňa, keď začal zamestnávať aspoň jedného zamestnanca, a odhlásiť sa z tohto registra do ôsmich dní odo dňa, keď už nezamestnáva žiadneho zamestnanca.
- Prihlásenie do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia.
- Oznámenie prerušenia poistenia: Oznámiť pobočke prerušenie nemocenského poistenia, dôchodkového poistenia a poistenia v nezamestnanosti zamestnanca do ôsmich dní od tohto prerušenia.
- Oznámenie začiatku a skončenia materskej/rodičovskej dovolenky: Oznámiť pobočke začiatok a skončenie čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky zamestnancom do ôsmich dní od začiatku čerpania a do ôsmich dní od skončenia čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky.
- Predkladanie výkazu poistného a príspevkov: Predkladať pobočke výkaz poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie za príslušný kalendárny mesiac v lehote splatnosti ním odvádzaného poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie v členení na jednotlivých zamestnancov a na nemocenské poistenie, starobné poistenie a starobné dôchodkové sporenie, invalidné poistenie, úrazové poistenie, garančné poistenie, poistenie v nezamestnanosti a rezervný fond solidarity a predkladať na výzvu organizačnej zložky Sociálnej poisťovne podklady na zistenie správnej sumy poistného a príspevku na starobné dôchodkové sporenie.
- Opravný výkaz poistného: Ak zistí, že vo výkaze uviedol nesprávne údaje, najneskôr do právoplatnosti rozhodnutia, ktorým bolo predpísané dlžné poistné.
- Vedenie evidencie: Viesť o svojich zamestnancoch evidenciu na účely sociálneho poistenia a predložiť túto evidenciu pobočke Sociálnej poisťovne do troch dní od uplatnenia nároku na dôchodkovú dávku alebo od skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi.
- Oznámenie zmeny údajov: Oznámiť pobočke zmenu svojho názvu, sídla do ôsmich dní od tejto zmeny a oznámiť organizačnej zložke zmenu mena a priezviska zamestnanca do ôsmich dní odo dňa, v ktorom sa o tejto zmene dozvedel.
- Oznámenie účasti na majetku zamestnávateľa: Oznámiť organizačnej zložke, že jeho zamestnanec je štatutárnym orgánom zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa alebo členom štatutárneho orgánu zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa, ako aj každú zmenu týchto skutočností do ôsmich dní od tejto zmeny (povinnosť od 1. januára 2014).
Mesačný výkaz poistného a príspevkov
Zamestnávateľ je povinný predkladať mesačný výkaz poistného a príspevkov Sociálnej poisťovni, ak zamestnáva zamestnancov alebo dohodárov s pravidelným mesačným príjmom. Ak zamestnáva aj osoby s nepravidelným príjmom, musí podávať aj výkaz poistného a príspevkov. Tieto výkazy sa zasielajú do Sociálnej poisťovne elektronicky. Od marca 2022 platia nové vzory výkazov poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne kvôli zavedeniu podpory v čase skrátenej práce. Tieto nové vzory sú platné od 1. marca a zamestnávatelia ich používajú na vykazovanie poistného a príspevkov.Je potrebné zasielať výkazy Sociálnej poisťovni výlučne elektronicky. Používanie GRID kariet v Sociálnej poisťovni skončilo 31. decembra.
Splatnosť poistného
Poistné je splatné v deň určený na výplatu príjmov. Ak zamestnávateľ nemá určený deň výplaty príjmov, poistné je splatné do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, za ktorý sa platí poistné.
Garančné poistenie
Zamestnávateľ je povinný platiť poistné na garančné poistenie. Výnimkou je situácia, ak je zamestnanec súčasne štatutárnym orgánom zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa. Napríklad, ak ste 100 % spoločníkom svojej s.r.o., nemusíte platiť garančné poistenie.
Prečítajte si tiež: Informácie o MŠ Cabaj
Dôležité upozornenia pri vypĺňaní výkazu
Pri vypĺňaní mesačného výkazu je dôležité dodržiavať niekoľko zásad:
- Používanie správnych údajov: Systém nevie spracovať údaje, ktoré spolu nekorešpondujú.
- Samostatné vykazovanie: Každý právny vzťah sa vykazuje samostatne, napr. pracovný pomer a dohoda sa vykazujú samostatne vo výkaze poistného a príspevkov.
- Identifikácia chýb: Je potrebné venovať pozornosť hláseniam, na ktoré systém upozorňuje, pretože môžu mať za následok nespracovanie formuláru.
- Správne označenie obdobia: V mesačných výkazoch upravuje postup vykazovania obdobia pre jednotlivé prípady.
- Kontrola pred podaním: Je dôležité skontrolovať výkaz ešte pred podaním, aby sa predišlo nesprávnym údajom.
Označovanie platieb do poisťovní
Dôležité je správne označiť platbu poistného do poisťovní. Pri platbe preddavku na poistné do zdravotnej poisťovne musí zamestnávateľ zadať variabilný symbol, ktorým je číslo platiteľa poistného pridelené pri registrácii. Pri platbe poistného do Sociálnej poisťovne je variabilným symbolom identifikačné číslo zamestnávateľa, ktoré pri registrácii pridelila Sociálna poisťovňa. Ako špecifický symbol sa pri platení poistného uvádza mesiac a rok, za ktorý patrí úhrada, v tvare MMRRRR alebo v tvare RRRRMM. Je dôležité používať bankové spojenie v tvare IBAN.
Sankcie za porušenie povinností
Ak zamestnávateľ na výzvu Sociálnej poisťovne nepredloží podklady potrebné na zistenie správnej sumy poistného, Sociálna poisťovňa môže predpísať poistné na základe dokladov zamestnávateľa za predchádzajúce obdobie alebo na základe podkladov iného zamestnávateľa s činnosťou obdobného charakteru.
Materská dovolenka a jej vplyv na vykazovanie
Materská dovolenka je obdobie, kedy sa rodičia starajú o svoje novonarodené dieťa. Materská dovolenka je voľno, ktoré poskytuje zamestnávateľ na základe Zákonníka práce. Materské je dávka zo sociálneho poistenia. Čerpanie materskej dovolenky sa oznamuje do 8 dní bez ohľadu na poberanie materského.
Mesačný výkaz poistného počas materskej dovolenky
V mesačnom výkaze pre Sociálnu poisťovňu sa zamestnanec vykazuje po celú dobu trvania právneho vzťahu, aj v mesiaci, kedy je celý mesiac na materskej dovolenke. Obdobia čerpania materskej dovolenky sa označujú kódom 1O. Počet dní sa ponižuje o dni poberania materského.
Prečítajte si tiež: Iliašovce 155 - materská škola
Poistné počas materskej dovolenky
Počas materskej dovolenky zamestnávateľ neplatí poistné na nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti. Platí sa len úrazové poistenie.
Vykazovanie v zdravotnej poisťovni
Vo Výkaze preddavkov poistného do zdravotnej poisťovne sa uvádzajú zamestnanci, ktorí v danom mesiaci boli aspoň deň prihlásení do zdravotnej poisťovne. Obdobia oznámené kódom 1O sú tiež obdobiami, kedy zamestnanec je registrovaný v zdravotnej poisťovni ako zamestnanec.
Príjem počas materskej alebo rodičovskej dovolenky
Ak zamestnankyňa dostane príjem počas materskej alebo rodičovskej dovolenky, je potrebné tento príjem správne vykázať.
Príjem zo sociálneho fondu
Ak zamestnankyňa na rodičovskej dovolenke dostane príspevok zo sociálneho fondu, je potrebné ju prihlásiť do zdravotnej poisťovne pod kódom 2Y na posledný deň mesiaca, za ktorý bude príjem zúčtovaný.
Rozpočítavanie príjmu
Ak nástup na rodičovskú dovolenku bol po 1. januári 2011, príjem poskytnutý počas rodičovskej dovolenky sa rozpočíta na obdobie trvania poistenia v poslednom kalendárnom roku, kedy poistenie trvalo. V jednotlivých mesiacoch je potom potrebné zohľadniť vtedy platný maximálny vymeriavací základ a aj už dosiahnutý vymeriavací základ.
Prečítajte si tiež: Poslanie MŠ Modra Kráľová
Odstupné pri skončení pracovného pomeru počas rodičovskej dovolenky
Ak zamestnankyni skončí pracovný pomer dohodou počas rodičovskej dovolenky a dostane vyplatené odstupné, toto sa rozpočíta na sociálne poistenie za mesiace od januára do augusta.
Špecifické situácie a zmeny v legislatíve
Je dôležité sledovať zmeny v legislatíve týkajúce sa sociálneho a zdravotného poistenia, aby ste mali aktuálne informácie a vyhli sa chybám pri vykazovaní.
Starostlivosť o dieťa a dôchodkové poistenie
Ak otec prevezme starostlivosť o dieťa, Sociálna poisťovňa poskytne otcovi žiadosť o materské. Štát platí poistné na dôchodkové poistenie iba v prípade, že sa na toto dôchodkové poistenie otec prihlási. Ak má matka aj iné dieťa do 6 rokov, môžu byť dôchodkovo poistení štátom obaja, jeden z nich z dôvodu riadnej starostlivosti o toto iné dieťa.
Súbeh príjmov
Ak je zamestnanec súčasne zamestnaný a štatutárom, práceneschopnosť sa posudzuje v každom právnom vzťahu osobitne. Ak má vystavenú PN iba pre pracovný pomer, táto neplatí pre iný právny vzťah.
Zmeny v oznamovacích povinnostiach voči zdravotným poisťovniam
Od októbra 2021 nastali zmeny v oznamovacích povinnostiach zamestnávateľa voči zdravotným poisťovniam. Dňa 1.10.2021 nadobudla účinnosť novela č. 393/2020 Z.z. zákona o zdravotnom poistení, podľa ktorej zamestnávateľ nie je povinný predkladať zdravotnej poisťovni údaje o zmene platiteľa poistného z dôvodu uvedeného v § 11 ods. 7 písm. m), napr. zo Sociálnej poisťovne. Uvedená zmena vyplýva z ustanovenie § 24 ods. 8 zákona o zdravotnom poistení. To znamená, že ak iný orgán verejnej moci (napr. Sociálna poisťovňa) poskytne zdravotnej poisťovni údaje o zmene platiteľa poistného za zamestnanca z dôvodu uvedeného v § 11 ods. 7 písm. m), napr. že zamestnanec poberá materské, zamestnávateľ už povinnosť oznamovať túto skutočnosť zdravotnej povinnosti nemá.
V nadväznosti na novelu zákona bolo s účinnosťou od 1.10.2021 zaktualizované aj metodické usmernenie ÚDZS č. 12/9/2014. Metodické usmernenie ÚDZS č. 12/9/2014 bolo však po pár mesiacoch opakovane zaktualizované a s účinnosťou od 20.12.2021 platí nové metodické usmernenie ÚDZS pod č. Zmenu platiteľa poistného z dôvodu uvedeného v § 11 ods. 7 písm. c), m) a s) zákona o zdravotnom poistení (skutočnosť, keď platiteľom poistného začína, resp. prestáva byt? štát) oznámi zamestnávateľ, samoplatiteľ a SZC?O do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom došlo k zmene platiteľa poistného. Ak zdravotnej poisťovni poskytuje údaj o zmene platiteľa poistného z dôvodu uvedeného v § 11 ods. 7 písm. c), m) a s) úrad podľa § 29b ods. 1 zákona o zdravotnom poistení, zamestnávateľ, samoplatiteľ a SZČO túto zmenu neoznamuje.
Zamestnávateľ nemusí zdravotnej poisťovni oznamovať, napríklad: poberanie rodičovského príspevku [§ 11 ods. 7 písm. c)], ošetrovné, materské [§ 11 ods. 7 písm. m)], nemocenské [§ 11 ods. 7 písm. m)] vyplácané Sociálnou poisťovňou nemocenské [§ 11 ods. 7 písm. - zamestnanec poberá štátnu sociálnu dávku rodičovský príspevok [§ 11 ods. 7 písm. - zamestnanec poberá nemocenskú dávku ošetrovné, materské, nemocenské vyplácanú Sociálnou poisťovňou [§ 11 ods. 7 písm. - zamestnancovi zanikol nárok na nemocenské po uplynutí podporného obdobia a dočasná pracovná neschopnosť trvá aj po tomto dni [§ 11 ods. 7 písm. - zamestnancovi zanikol nárok na ošetrovné po uplynutí 14. dňa potreby ošetrovania alebo starostlivosti (ďalej len „KOČR“) a potreba KOČR trvá aj po tomto dni [§ 11 ods. 7 písm. - zamestnancovi zanikol nárok na ošetrovné po uplynutí 90. dňa potreby osobnej starostlivosti (ďalej len „DOČR“) a ktorá vykonáva domácu starostlivosť aj po tomto dni [§ 11 ods. 7 písm. zamestnanec je nemocensky zabezpečený a poberá náhradu služobného platu policajta počas dočasnej neschopnosti na výkon štátnej služby a náhradu služobného príjmu profesionálneho vojaka, ktorý nemôže vykonávať vojenskú službu pre chorobu alebo úraz, a ďalej aj poberá nemocenské alebo materské vyplácané Útvarom sociálneho zabezpečenia ministerstva a/alebo Vojenským úradom sociálneho zabezpečenia [§ 11 ods. 7 písm.
Dôvodom „nutnej“ aktualizácie metodického usmernenia boli kolízne situácie, ku ktorým v praxi dochádzalo najmä v prípade, ak v rámci toho istého kalendárneho mesiaca skončila a opätovne vznikla zmena platiteľa poistného, ktorá sa mala oznámiť do registra zdravotnej poisťovne pod tým istým kódom (napr. zánik jednej dočasnej PN a vznik novej dočasnej PN, príp. vznik ošetrovania člena rodiny v tom istom mesiaci). Zamestnávateľ mohol oznámiť vznik nároku na náhradu príjmu pri novej dočasnej PN len v tom prípade, ak Sociálna poisťovňa už oznámila zdravotnej poisťovni zánik platiteľa poistného pod kódom 1O z dôvodu predošlej dočasnej PN). Tieto zmeny oznamuje zamestnávateľ zdravotnej poisťovni prostredníctvom kódu „1O“, keď zamestnávateľ oznamuje začiatok a koniec platnosti tejto kategórie platiteľa poistného, t.j.
Praktické príklady
Príklad 1: Zamestnankyňa Anna je na rodičovskej dovolenke od 10. augusta 2010. V augustovej výplate 2012 má zúčtovaný príjem zo sociálneho fondu. Z tohto príjmu sa odvádzajú iba preddavky na poistné do zdravotnej poisťovne, poistné do Sociálnej poisťovne sa neplatí žiadne.
Príklad 2: Zamestnankyňa je na rodičovskej dovolenke od júla 2012. V decembri jej bude poskytnutá zo sociálneho fondu poukážka v hodnote 50 Eur. Iný príjem nemá.
Príklad 3: Zamestnankyňa bola do 15.5.2023 na materskej dovolenke (poberala nemocenskú dávku materské). Od 16.5.2023 nastupuje na čerpanie rodičovskej dovolenky, počas ktorej bude poberať štátnu sociálnu dávku rodičovský príspevok. Nakoľko ku dňu 15.5.2023 zamestnankyňa končí čerpanie materskej dovolenky, počas ktorej poberala nemocenskú dávku materské a na nasledujúci deň nastupuje na čerpanie rodičovskej dovolenky, počas ktorej bude poberať rodičovský príspevok, dochádza na účely zdravotného poistenia k zmene platiteľa poistného, ktorým je v oboch prípadoch štát, ale z dvoch rôznych dôvodov.
Príklad 4: Dieťa sa narodilo dňa 20.11. Ak otec dieťaťa bude poberať nemocenskú dávku materské, považuje sa za poistenca štátu [podľa § 11 ods. 7 písm. m.)], a súčasné mu trvá postavenie zamestnanca na účely zdravotného poistenia [podľa § 11 ods. 3 druhá veta].
Príklad 5: Dieťa dňa 1.6.2023 dovŕšilo 1 rok. Aké oznamovacie povinnosti má zamestnávateľ voči zdravotnej poisťovni za zamestnanca, ktorý bude od 19.6.2023 do 31.12.2023 čerpať rodičovskú dovolenku podľa § 166 ods. 3 Zákonníka práce? Odo dňa, keď otec dieťaťa bude poberať nemocenskú dávku materské, považuje sa za poistenca štátu [podľa § 11 ods. 7 písm. m.)], a súčasné mu trvá postavenie zamestnanca na účely zdravotného poistenia [podľa § 11 ods. 3 druhá veta].